Ik ben op zoek naar vrijwilligerswerk (liefst iets met dieren) voor enkele uren per week. Wat me tijdens het rondneuzen opviel, is dat veel vrijwilligersorganisaties nog heel erg “organisatie 2.0” werken en denken en vooral heel erg blauw (zie artikel yellow&blue) zijn. Dat is jammer, want juist dáár kan omdenken zoveel meer opleveren. Immers, het zijn allemaal mensen die op diverse momenten beschikbaar zijn. Dit is dé gelegenheid om te denken in een “Organisatie 3.0” en te werken op een manier die past bij de 21-ste eeuw. Het enige wat je hoeft te doen is de kaders te leren kennen.
Helaas lijken de werkprocessen vooral in de vrijwillige sector overgereguleerd te zijn. Veel organisaties worden gerund door een kleine groep mensen (doorgaans het bestuur of een kleine groep betaalde krachten), die vaak al jaren de boel draaiende houden en eigenlijk niet (meer) zo goed weten hoe een organisatie naar een hoger plan getild kan worden. Nieuwe mensen zijn wel nodig en gewild, maar meedenken is vaak geen optie. “Dat doen we nooit zo” en “Het gaat al jaren goed” zijn veelgehoorde argumenten. Soms is het nóg erger: “Daar heb jij toch geen verstand van”.
Kort gezegd: het bestuur is de link met de realiteit soms een beetje kwijt. Dat is jammer, want juist vrijwilligers kunnen excelleren in wat ze doen omdat het vrijwillig is.
Groepsdynamiek en betrokkenheid
Groepsdynamiek creëer je niet alleen door veel mensen aan te trekken (uiteraard het liefst voor het simpele werk), maar vooral ook door de bestuursfunctionarissen op een vast moment te laten wisselen. De ene er uit, de ander er in. Dit kan gefaseerd gaan, zodat niet alle kennis ineens vertrokken is. Het werkt meestal erg verfrissend als er eens een nieuw persoon op een oude post zit. Hoe dat geregeld wordt, is een beetje afhankelijk van de organisatie. Het gaat veelal om de wil van bestuursleden om op te willen stappen als dit de groepsdynamiek ten goede komt. Of als men het gevoel krijgt dat men eigenlijk al te lang op de stoel zit. Of gewoon, als het gevraagd wordt door de leden.
Juist het betrekken van andere medewerkers of vrijwilligers zorgt voor een grotere betrokkenheid bij het hele verhaal. En het zittende bestuur kan hier een grote rol in spelen. Het is goed als er mensen zijn die anderen mee weten te krijgen, weten hoe ze mensen enthousiast kunnen maken voor een doel door ze bij het doel te betrekken.
Wat nogal eens vergeten wordt, is de “troonopvolging”. Bijna alsof het een schande is om nu al na te denken over wie jou na een paar jaar zal vervangen. Maar waarom zou je niet investeren in de toekomst, in het voortbestaan van de vereniging of de stichting? Want er komt een tijd dat ook de leden van het huidige bestuur een andere daginvulling krijgen en dan is het wel fijn als de nieuwe bestuursleden niet ‘out of the blue’ alles opnieuw hoeven uit te vinden. Het scheelt tijd en ergernis van verschillende kanten.
Netwerken
Voor vrijwilligerswerk is het – net als voor een ‘echt’ bedrijf – belangrijk dat er een goed netwerk is. Als je een goed netwerk hebt, en je weet je vrijwilligers te motiveren, dan heb je ook mensen die betrokken zijn. En betrokken mensen zijn bereid om net dat stapje harder te zetten. Als je mensen naast betrokkenheid ook nog een beetje verantwoordelijkheid durft te geven, uiteraard binnen de kaders van wat er voor de organisatie belangrijk en nodig is, dan heb je geen mensen die iets doen omdat ze ‘iets moeten doen’, maar iets doen omdat ze iets willen geven aan de maatschappij. Dan is “vrijwilligheid” geen “vrijblijvendheid”. Dan is “vrijwilligheid” “er voor gaan”.
Besturen van verenigingen en stichtingen: vraag u niet af wat uw vrijwilligers voor ú kunnen doen, maar wat u voor uw vrijwilligers kunt doen.
Hi Janneke (en andere lezers),
Toevallig zit ik zelf al jaren in het vrijwilligerswerk in de dierenwereld, al is het dan aan de administratieve kant. Dus ik herken zeker je verhaal. Maar ik denk ook dat je hier en daar wel wat te kort door de bocht gaat en er vooral van buitenaf naar kijkt.
Mijn ervaring is dat nieuwe collega’s met een hoog verantwoordelijkheidsgevoel overal en altijd welkom zijn. Maar dat diezelfde mensen die goeie ideeën hebben over beleid of organisatie vaak niet met hun voetjes in de modder willen staan. Of in elk geval niet blijvend.
En dat is wel waar vrijwilligerswerk vaak op neerkomt. Er is altijd (te) veel uitvoerend werk en (te) weinig mensen. Want het werk is continue. Je kunt niet een dagje wachten met voeren, uitlaten of het ophalen van een overleden dier.
Ik tref doorgaans veel meer creativiteit in de vrijwilligersorganisaties waar ik mee te maken heb als in de bedrijven waar ik opdrachten vervul. En procedures zie ik vooral daar waar met wisselende mensen gewerkt wordt en ze dus waarde toevoegen. Tja, de implementatie van goede ideeën duurt langer, maar misschien is dat omdat vrijwilligers meestal ook nog een gewone baan ernaast hebben en de prioriteit leggen bij uitvoering?
Kortom: van mij een dikke pluim voor de mensen die de tent draaiende houden. Zij stellen het echte doel van de organisatie (de dieren) voorop, gebruiken hun creativiteit om dat doel te halen en laten zich niet hinderen door functiebeschrijvingen. Ik ken genoeg bestuursleden die zelf de nachtdienst van een ambulance rijden, hokken staan schoon te maken of thuis een ziek dier verzorgen.
Meer 3.0 kun je volgens mij niet worden.
Ha Renée,
Uiteraard is het kort door de bocht en gebaseerd op eigen ervaringen. De ervaringen die ik heb, zijn overigens voornamelijk (maar niet allemaal) bij vrijwilligerswerk voor mensen. De betere ervaringen heb ik inderdaad met een vrijwilligersorganisatie waar dieren bij betrokken zijn. Ik denk dat dit komt omdat dieren niet voor zichzelf kunnen opkomen. Hierin heb ik bewust geen onderscheid gemaakt, want het kan diverse oorzaken hebben.
Toch zijn de reacties ‘echt’, d.w.z. dat ik ze uit de eerste hand heb, en sommige uit de tweede hand. Ik vind het persoonlijk juist lekker om iets fysieks te doen, direct resultaat te zien. Als secretaresse (in welke functienaam dan ook) is die directe feedback veel minder. Maar dat wil niet zeggen dat ik mijn ‘goeie-ideeën-modus’ uitzet. Volgens mij is het uit-knopje ook stuk, ik kan het niet meer. Immers: overal zijn mogelijkheden als je ze bereid bent te zien. Ik vind het vooral jammer dat er relatief weinig mogelijkheden zijn om *goede* ideeën uit te voeren.
Over de implementatie heb ik in dit stuk weinig geschreven, juist omdat er van te voren vaak een barrière te slechten is.
Enneh… je bent een toppertje dat je vrijwilliger bent! Want ondanks het stuk dat ik schreef, heb ik alle respect voor zij die er op regelmatige basis mee bezig zijn.