Wel of niet twitteren namens de CEO? Of je het er nu mee eens bent of niet het gebeurt. Waarom? Een management ondersteuner communiceert wel vaker namens de baas. Dat is in een traditionele samenwerking manager – secretaresse nou eenmaal zo. De functie-invulling waarbij een management ondersteuner de gedachtes moet leren of kunnen lezen van een leidinggevende, is in deze tijd van snelle communicatie natuurlijk wel verouderd aan het raken maar bestaat nog altijd. Deze 1 op 1 samenwerkingsvormen zullen ook nog wel een tijdje bestaan maar worden uiteindelijk verdrongen door een jongere generatie CEO’s. Een generatie die met Twitter groot is geworden.
Voorop gesteld ben ik overtuigd dat iedereen het beste zelf kan verwoorden wat hij of zij in 140 tekens wil zeggen en is mij bekend dat er al aardig wat twitterende CEO’s zijn. Dit artikel gaat over de traditionele CEO die een staff afdeling om zich heen heeft waarbinnen het werk op een bepaalde manier is ingericht. Deze zal social media binnen die afdeling beleggen en zeker niet morgen alles eens even helemaal anders willen. Laat staan dat de CEO het zelf gaat doen want daar is helemaal geen tijd voor en heeft geen prioriteit. Binnen veel organisaties zit de wijze waarop ze zijn ingericht (traditioneel) het omarmen van social media behoorlijk in de weg.
Twitter is big business
Door social media verandert de wijze waarop we communiceren en vervagen de scheidingen tussen diverse afdelingen en teams. Er ontstaan meer open organisatiestructuren doordat social media wordt geïntegreerd in diverse bedrijfsonderdelen.
Organisaties staan aan het begin van een grote beweging richting social media en doorlopen allemaal de adoptiecurve in hun eigen tempo. Een beweging richting Social Business. En er zijn nu altijd voorlopers en achterblijvers maar ook uitbesteders.
In de grafiek zie je hoe de adoptie curve van social media er uit ziet. In deze grafiek is ook weergegeven dat social media tijd nodig heeft om zich “uit te betalen”. De zogenaamde return on investment, de ROI.
Wat is een Social Business?
In het kort. Een Social Business is een organisatie die handelt vanuit de behoefte van de klant en heeft de interne organisatie daarop ingericht. Het is een bedrijf dat continu on- en offline luistert en handelt op basis van wat is waargenomen.
Hieronder een uitgebreidere uitleg over wat een Social Business is met een aantal mooie praktijkvoorbeelden:
In een quote van een Nederlandse Social Media Strateeg (Roos van Vugt) over het belang dat medewerkers zelf ondervinden wat social media voor ze kan betekenen wordt aangestipt dat een Social Business niet opgelegd kan worden.
“De essentie van een Social Business is voor mij dat medewerkers ‘het’ zelf doen, vanuit hun kracht als individu. Dat ze zichzelf laten zien en dat ze online verbindingen aangaan om offline impact te realiseren. Geef medewerkers die ruimte. Help ze. Maar laat de verantwoordelijkheid bij henzelf. Ga Social Business niet voor hen organiseren.” (bron Marketingfacts)
Ik ben het helemaal eens met deze uitspraak. Een organisatie die ingericht is op basis van controle en wantrouwen is niet morgen gewend om op basis van transparantie en vertrouwen te werken. Die transitie is niet zomaar gemaakt en er is nu sprake van een overgangssituatie, een grijs gebied, waarop in deze context management ondersteuners kunnen inspringen en van toegevoegde waarde kunnen zijn.
Transitioneel organiseren
Het is dus belangrijk dat management ondersteuners zich de nieuwe communicatie mogelijkheden eigen maken. Ten eerste omdat die er nu eenmaal zijn en ten tweede om namens de CEO te kunnen handelen als die daar behoefte aan heeft. De ondersteuner die mailt en belt namens de baas vinden we heel normaal (traditioneel). Dat de ondersteuner ook wel eens zou kunnen twitteren namens de baas is nog vrij nieuw maar gebeurt wel (transitioneel). Alleen wordt daar niet openlijk over gecommuniceerd.
De omvorming naar een Social Business heeft tijd nodig. De CEO die niet zelf zijn telefoon opneemt, niet zelf zijn mail behandelt en niet zelf twittert is aan het uitsterven. Het is slechts een kwestie van tijd. Tijd, geduld en educatie. Dat van die tijd en geduld werd mij al heel snel duidelijk toen ik in 2011 begon met het geven van workshops en lezingen over het einde van de secretaresse en de (her)-positionering van iemand met het profiel van een secretaresse binnen een social business (en een organisatie 3.0). Volgens velen was het einde van de secretaresse de meest stompzinnige voorspelling ooit. Nu steeds vaker wel de realiteit.
We zitten een beetje in een grijs gebied en zoeken naar de juiste tijdelijke werkvorm. Voor nu ben ik absoluut voor een transitionele ontwikkeling binnen management ondersteuning en dus voor de Social Assistant. Of zoals al wat bekender, de Virtual Assistant.
