door Conny Zuidema
“Vertel het me en ik zal het vergeten. Laat het me zien en ik zal het onthouden. Laat het me ervaren en ik zal het me eigen maken”. (filosoof Confucius)
Het is rond lunchtijd en de stagiaire heeft nog niets van zich laten horen. Ik ben ongerust. Er is niets ingesproken op mijn voicemail en in mijn mailbox verschijnt geen mail van haar. Gelukkig reageert ze rond lunchtijd op mijn voicemailbericht. Ze is ziek en blijft thuis. Een paar dagen later leg ik haar opnieuw uit waarom ze zich toch iets eerder in de ochtend moet ziekmelden. Ook worden we het eens dat niet bellen omdat het zonde is van het beltegoed, geen goed excuus is.
De eerste dag op kantoor
Ik vind het leuk en leerzaam om stagiaires te begeleiden. Soms heb je veel geduld nodig en blijf je je verwonderen. Maar ook bracht het mij veel gezelligheid en nieuw inzicht in bijvoorbeeld mijn stijl van begeleiden. Ik herkende de onzekerheid die ik op die leeftijd ook had. Hoe spannend is het om in het begin van je eerste stage de telefoon op te nemen. Je weet niet wie je aan de lijn krijgt en je begrijpt niet altijd direct wat de beller wilt weten. Of je vergeet door de spanning de naam van de afdeling waar je op dat moment werkt. Veel stagiaires stelden regelmatig de waarom vraag. Wat fijn om te zien dat ze leergierig zijn en ik ook weer aan het denken werd gezet. Ik werd mij bewust als stagebegeleider van mijn eigen leerstijl, zocht naar die van de stagiaire en probeerde daarop in te spelen. Niet alles uitleggen, voordoen en aanleveren. Laat de stagiaire werken en het ervaren.
Competenties ontwikkelen
Tijdens een opleiding voor secretaresse leer je veel over bijvoorbeeld archiveren, correspondentie, notuleren en agendabeheer. Maar is er ook genoeg aandacht voor het ontwikkelen van relevante competenties voor de huidige en toekomstige functie van secretaresse?
Sommige stagiaires komen met een bepaald beeld over de functie en werkomgeving naar de stageplaats. De theorie is soms zo anders als de praktijk. Je krijgt veel kennis en informatie mee, maar niet alles is gelijk toepasbaar. Wat doe je tijdens een overleg als je te maken krijgt met een voorzitter die niet samenvat? Of met een chaotische manager die het levensmotto ‘gezelligheid kent geen tijd’ ook op het werk aanhoudt? En vergeet de dominante manager niet die vindt dat hij altijd gelijk heeft en verliefd is op zijn eigen stemgeluid.
Wat had ik graag meer handvatten meegekregen tijdens mijn opleiding. Dat had mij veel frustraties, ergernissen, misverstanden en teleurstellingen bespaart. Al ben ik mij er wel van bewust dat je door praktijkervaring en gewoon ouder worden leert daar op je eigen manier mee om te gaan.
Ik zag soms diezelfde strijd bij mijn stagiaires. Ik vroeg mij af of vanuit de opleiding naast het ontwikkelen van vaardigheden als proactief en zelfstandig werken, prioriteiten stellen en besluitvaardigheid er ook aandacht is voor persoonlijke ontwikkeling. Of kun je dit inzicht pas krijgen als je in een specifieke leeftijdsgroep thuis hoort en/of midden in het arbeidsproces zit?
Hoe prettig lijkt het mij om al jong een start te maken met het leren je communicatie effectief in te zetten. Word je bijvoorbeeld al snel bewust van je eigen overtuigingen (aannames) en van je eigen woorden en toon waarop je iets zegt.
De veranderende functie
Tijdens een ROC themabijeenkomst met docenten en een aantal stagebegeleiders van verschillende leerbedrijven stond ook de veranderende functie van de secretaresse op de agenda. Het was goed om te horen dat er in de modules steeds meer aandacht wordt besteed aan social media. Als deze stijl van communiceren maar niet ten koste gaat van het gevoel voor taal. Spreektaal wordt steeds vaker gebruikt, maar laat ze de schrijftaal niet vergeten. Je voelt toch plaatsvervangende schaamte als de stagiaire een formele e-mail namens de manager verstuurd aan de directeur met de woorden ASAP of AJBWIB.
De functie verandert en de inhoud van de opleidingen verandert (hoop ik) mee. Er zullen altijd leerlingen zijn die niet weten wat ze later willen worden en dan maar voor het vak van secretaresse kiezen. Dat merk je gelijk aan de inzet tijdens de stage. Ik ga ervan uit dat de stagiaire die bewust kiest voor dit boeiende vak tijdens de opleiding goed wordt voorbereid zodat ook zij of hij later zo aan de slag kan gaan en blijven in een organisatie met een nieuwe manier van (samen)werken. Dat de leerlingen de mogelijkheid wordt geboden naast vakkennis ook op het gebied van persoonlijke ontwikkeling kan groeien van bewust onbekwaam naar onbewust bekwaam.
Op naar de toekomst
De stagiaire die moeite had om afspraken na te komen op de stageplek en tijdens de opleiding is voortijdig gestopt. Maar gelukkig heb ik ook met gemotiveerde stagiaires mogen samenwerken.
De jeugd heeft de toekomst. Al verandert of verdwijnt de functie van secretaresse en hebben we het op de langere termijn over procesbegeleiders, assistenten of community management supporters, zoals de beweging Ontsecretaressen het zo mooi omschrijft, stagiaires hebben we nodig. En daar hoort een goed aansluitende opleiding bij. Ik hoop dat de inhoud van de opleidingen tijdig wordt aangepast aan al die veranderingen die nu gaande zijn. Ik zal het ervaren als ik in de toekomst er voor kies om weer stagiaires te gaan begeleiden.
(ASAP: as soon as possible, AJBWIB: als je begrijpt wat ik bedoel)
Dit is een prachtige weergave van hoe het kan gaan met secretaresses in opleiding. De ene secretaresse zet zich enorm in om haar doel zo snel mogelijk te bereiken en is ambitieus. De ander is nog bezig zich te ontwikkelen en kan zich nog moeilijk verplaatsen in hetgeen het bedrijfsleven vraagt. De meeste scholen besteden tijdens de lessen veel aandacht aan een goede voorbereiding op de stage. Maar het kan en moet beter! Hoe meer een docent inzicht heeft wat er op de werkplek in het bedrijfsleven gebeurd, hoe meer zij het belangrijk vindt te zorgen dat de stagiair goed voorbereid wordt op haar toekomstige baan. Niet alleen qua kennis maar met name de beroepshoudingen zijn zeer belangrijk. Helaas gebeurt het nog maar al te vaak dat het berdrijfsleven negatieve ervaringen heeft met mbo stagiaires. Dit haalt het mbo imago vreselijk omlaag. Je kunt je dit niet permitteren. In de kwalificatiedossiers die door ECABO (www.ecabo.nl) worden ontwikkeld en door de Minister van OC&W worden ondertekend, staan alle ingrediënten waaraan een aankomend beroepsbeoefenaar moet voldoen. Helaas is de vertaling hiervan in de lessen door de docenten op de scholen nogal verschillend. Studenten (moeten) weten dat zij zonder opgaaf van reden tijdens hun stage zomaar niet weg kunnen blijven. En de eerste dag al helemaal niet. In jouw plaats had ik de school gebeld met de mededeling dat de stagiaire niet is komen opdagen. De school blijft eindverantwoordelijk en kent de student. Conclusie; er is nog veel werk te doen! En een betere ‘communicatie’ vice versa is naar mijn mening het sleutelwoord.