Hoe kun je uitvoering geven aan het #Ontsecretaressen thema, ontwikkelen en ontmoeten en de avond een flinke dosis interactie bezorgen? Door middel van een debat natuurlijk. Vier dames beklommen de zeepkist en verdedigden hun stelling, vervolgens kregen de deelnemers de kans om zich te scharen achter dan wel te distantiëren van deze stelling, mét respect en onderbouwing. De vertegenwoordiger van de stelling met de meeste respons en discussie zou de gouden hashtag winnen.
Lang niet alle aanwezigen zijn bekend met de theorie van een Organisatie 3.0, netwerkorganisatie of hebben de Workshop Ontsecretaressen™ gevolgd waardoor de stellingen en discussies voornamelijk op hiërarchische patronen en 1.0 denkwijzen waren gebaseerd. Voldoende reden om de stellingen van de #ont13 langs de meetlat van de netwerkorganisatie te leggen om op basis hiervan een impressie te geven van de reacties.
ISO-certificering voor secretaresses?
Aan Petra Jumelet de eer om als eerste de zeepkist te betreden met haar stelling “Een secretaresse zou jaarlijks een soort van keuring moeten ondergaan”. Hoe weet een bedrijf dat jij de vaardigheden die je in je cv noemt allemaal beheerst? Een keurmerk geeft de secretaresses een erkend waarborg en maakt het voor potentiële werkgevers/opdrachtgevers makkelijker om te selecteren.
Langs de meetlat… Binnen een netwerkorganisatie draait het veel minder om de “harde skills” zoals die op je cv staan, maar veel meer om de “zachte kant”, zoals: teamgevoel, passie, creativiteit, innovativiteit, zelfsturing en zelfbeoordeling. Deze skills zijn moeilijk langs een SMART-certificering te leggen. Hoe meet je passie? Kennis is toegankelijk en je kunt het overal vandaan halen, de kennis en voorsprong die je nu bezit doen er niet meer toe, het gaat erom hoe snel je in staat bent nieuwe kennis te absorberen, te creëren en hiermee je voordeel mee te doen.
‘Een secretaresse-certificering staat haaks op Het Nieuwe Werken en het bepalen van je eigen resultaatgebieden’.
Een keurmerk als je uniek bent? Dan zijn er ineens wel heeeel veel keurmerken. Daar is geen 0 lijn op te maken. #ont13 @ontsecretaresse
— Mirjam Zoomer (@AussieMimi) April 16, 2013
Deze snelle manier van kennis opdoen en delen voegt zich slecht in een secretaresse-certificering, want de certificering is immers al verouderd op het moment dat je hem op je LinkedIn-profiel zet. Hoe kwaliteit dan wel beoordeeld wordt? Door middel van zelfbeoordeling, beoordeling door teamleden, 360-graden feedback en aanbevelingen vanuit je professionele netwerk. Je netwerk als jouw ambassadeur.
Zonder ontwikkeling heb je straks geen baan meer
De tweede stelling “Als je je als secretaresse niet ontwikkelt, heb je straks geen baan meer” werd verdedigd door Cynthia Blackstone. Zij onderstreepte het belang van het ontwikkelen van Hbo-competenties op gebied van projectmatig werken (Cynthia adviseert secretaresses een PRINCE2 certificering te behalen), kennisstromen, informatieprocessen, Social Media, netwerken, en een zeer goede beheersing van Nederlands en Engels. In 2011 waren er ruim 326.000 arbeidsplaatsen voor secretaresses op MBO/HBO-niveau (296.000 MBO , 30.000 HBO). Vorig jaar, echter, was dat aantal sterk gedaald naar 303.500 arbeidsplaatsen. Wat opvalt is dat er een forse afname is van het aantal arbeidsplaatsen voor secretaresses op MBO-niveau (nu nog maar 275.000) en een kleine afname van de vraag naar ondersteuners op HBO-niveau, nl. 28.000 (*Ecabo). Een reden om jezelf nieuwe competenties aan te leren.
Langs de meetlat… Ontwikkeling is en blijft belangrijk, maar zijn opleidingen en certificeringen de enige manier om dit te laten zien? In hoeverre doet jouw basisopleiding van x-aantal jaar geleden er nog toe? Social Learning en de positionering van je eigen merk IK zijn de manieren om juist je te profileren met jouw ‘zachte skills’. Word een expert in jouw niche, laat zien wat je in huis hebt, presteer boven verwachting en laat je netwerk jouw ambassadeur worden passen beter binnen de netwerkorganisatie. De honingraat is gericht op samenwerking en met de optelsom van individuele talenten bereik je meer, dan alleen met de focus op je eigen ontwikkeling en talenten. Wij-denken in plaats van Ik-denken dat is projectmatig creëren 2.0. Waarbinnen niet de projectmanagementmethodiek centraal staat maar waarbij de teamleden commitment geven, de samenwerking aangaan en eigen verantwoordelijkheid nemen voor een gezamenlijk projectresultaat.
De stelling van Cynthia leverde de meeste reactie en discussie op en won daardoor de gouden hashtag.
De gouden hashtag gewonnen voor de stelling die de meeste discussie opleverde tijdens #ont13, ontwikkeling #secretaresse
— Cynthia Blackstone (@cynblackstone) April 16, 2013
Freelancers i.p.v. de secretaresse in loondienst
Hierna nam Hanneke Wessel het stokje over, met haar stelling “De werkzaamheden van de secretaresse worden de komende jaren steeds vaker door freelancers uitgevoerd”. Freelancers kunnen invulling geven aan de flexibele schil en geven self-supporting managers meer overzicht en lopen voorop in de ontwikkelingen binnen het secretaressevakgebied. Langs de meetlat… Vaste dienstverbanden bestaan niet meer binnen een netwerkorganisatie, je levert je expertise, geeft commitment en neemt de verantwoordelijk voor het bereiken van een bepaald resultaat. Binnen dit kenmerk van de netwerkorganisatie is de stelling van Hanneke juist. Het werken in wisselende teams (lees: wisselende honingraten), op basis van zelfsturing en zelfbeoordeling, klopt niet helemaal met de praktijk van de freelance secretaresse.
#ont13 Stelling 3: het secretaressewerk zal steeds vaker door freelancers worden uitgevoerd. #hannekewessel Om gaten op te vullen en coachen — GreetjevVroonhoven (@GreetjevanV) April 16, 2013
Het werken binnen een netwerkorganisatie gaat nog een aantal stappen verder: je legt verantwoording af via toezeggingen (wat doe je wel en wat niet), je hebt een steeds verschuivende portfolio van rollen (mentor / investeerder / projectteamlid / operationele rol). Je daadwerkelijk geleverde bijdrage, beoordeling van je teamgenoten en zelfbeoordeling bepalen jouw vergoeding. Van uurtarief naar vergoeding op basis van daadwerkelijk geleverde bijdrage.
‘De freelance secretaresse als moeder Mona, zij vormt geen bedreiging, wekt vertrouwen en er hangt geen politieke lading om haar heen’
Intern Social contact ten koste van e-mail
“Over vijf jaar gebruiken we geen (interne) e-mail meer” door Myrna Broersma vormde de hekkensluiter van het debat. Mail leidt enorm af, sinds de implementatie van Microsoft Lync heeft de chatfunctie binnen e-office de functie van e-mail overgenomen. Je ziet wie er online is en wie er gestoord kan worden en krijgt hierdoor direct een reactie. Intern Social contact als vervanger van e-mail.
Langs de meetlat… Virtuele global netwerkteams of projectteams zijn in opkomst, waarbij de snelheid van interactie steeds belangrijker wordt. Traditionele methoden, zoals e-mail (een vorm van push-communicatie en eenrichtingsverkeer) worden vervangen door groupware. Groupware is ontwikkeld voor samenwerking, en heeft als voordelen dat het altijd benaderbaar en up-to-date is, teamwork wordt gefaciliteerd, en het helpt negatieve groepsdynamiek tegen te gaan).
#ont13 over 5 jaar geen intern mailverkeer meer. Chatten wordt hot, werken in de cloud. — MarionvdGiessen (@Marionvdgiessen) April 16, 2013
Het was een zeer geslaagde avond met veel discussie en uiteenlopende meningen. Wil je nav de Ontsecretaressedag of dit artikel meer weten over de positionering van een secretaresse in een netwerkorganisatie? Schrijf je dan in voor de Workshop Ontsecretaressen™.
Bekijk hier de foto´s van de Ontsecretaressedag 2013
De foto´s zijn een verzameling van de foto´s die door de aanwezigen op social media zijn geplaatst en die van Janneke Korbee.
Ontsecretaressendag 2013 was een succes vandaag. Informatief, inspirerend, smakelijk, gezellig en goed georganiseerd. #compliment.#ont13
— Conny(@Connyonline) April 16, 2013
@ontsecretaresse bedankt voor de inspirerende avond! #ont13
— OfficeHeroes_nl (@OfficeHeroes_nl) April 17, 2013
door Ilona van Houtum en Léontine de Koning
Een goede en treffende weergave van een heel interessante avond, Ilona. Complimenten! Ik vond het weer heel inspirerend om alle verschillende reacties en meningen te horen van collega’s die de veranderingen in ons vak op de voet volgen. De constatering van Cynthia Blackstone dat het aantal secretaressebanen in 4 jaar tijd met 40% is afgenomen, bewijst dat het ‘ontsecretaressen’ in organisaties volop aan de gang is. Het is niet de tijd om met je handen in de schoot te blijven zitten.