Een nieuwe baan betekent meestal ook nieuwe collega’s, nieuwe processen en nieuwe valkuilen. Zenuwachtig en klaar om de nieuwe wereld te veroveren stap ik op mijn eerste werkdag over de drempel. Een aantal dagen lang wordt je door je nieuwe collega’s volgepropt met informatie, feitjes en namen. Duizelig van de informatie begin ik langzaam lijn te zien in de afdeling en de diverse processen.
Het lijkt op een beginnende skiër. Je eerste dag ga je vol verwachting en toch ook doodsbang richting de skilift. Je hebt geen idee hoe je in hemelsnaam jezelf met ski’s en stokken boven op de berg krijgt. Boven op de berg wacht de ervaren skileraar. Net als je nieuwe collega’s staat hij te trappelen om je de fijne kneepjes van de skikunst bij te brengen. Na een half uur ben je er klaar voor om jezelf de berg af te storten. De eerste paar keer zal dat met vallen en opstaan gaan. Over de buckelpiste met de nodige stunts om heelhuids beneden te komen. Uiteindelijk gaat het steeds soepeler en kan je het eens gaan hebben over de route die we de berg afsuizen.
Procesmanager
In een nieuwe baan gaat het vaak net zo. Pas als je een beetje routine hebt in het werk en je snapt hoe het werkt en wat jouw aandeel in dat proces is ga je je dingen afvragen. Waarom slaan we dit zowel digitaal als in papieren vorm op? Is er al eens nagedacht over HNW? Wie keurt de verlofuren goed? Regelt de secretaresse alle buitenlandse reizen? Als ontsecretaresse ga ik er juist vanuit dat mensen zelf veel kunnen doen en daarmee tijd winnen. Waarom de secretaresse eerst 10 minuten uitleggen wat je graag zou willen als je het zelf in 3 minuten geregeld hebt? Als nieuweling kan je dat ook gerust hardop zeggen. Meestal wordt daar verbaasd op gereageerd “daar hebben we nog nooit over nagedacht”. We vinden allemaal dat het makkelijker en handiger kan maar waarom laat je het werk dan door de secretaresse doen? Vaak zijn de systemen er al wel maar worden niet of nauwelijks gebruikt.
Grotere rugzak
Een secretaresse heeft tegenwoordig vaak veel meer vaardigheden en kennis in haar rugzak dan 15 jaar geleden. Online opslag, social media activiteiten, websites bouwen met content management systemen… Dit heeft meestal geen geheimen meer voor de secretaresse van nu. Je bent tegenwoordig meer de manager van de processen en vaak de trainer/coach van je collega’s om hun te ondersteunen in deze processen. Als de manager van de skipiste (processen) zorg je ervoor dat de baan begaanbaar is voor iedereen en je zelf ook met een gerust gevoel de berg af kan suizen.
Ontsecretaressen in nieuwe baan
Juist in een nieuwe baan heb je de kans om dingen te veranderen. Wees dus niet bang om processen anders te organiseren. Vaak zitten collega’s vast in oude werkwijzen en zien ze niet dat het ook anders kan. Een frisse wind kan daar mooi eens de knuppel in het hoenderhok gooien. Ontsecretaressen in een nieuwe baan betekent vaak ontvlechten van werkzaamheden, verantwoordelijkheden en processen. Het is tenslotte voor jezelf ook een kans om nieuwe werkzaamheden op te pakken en activiteiten af te stoten die op een snellere manier kunnen over de digitale snelweg. Ik pak die kans om mezelf te ontwikkelen en te ontvlechten in mijn nieuwe baan. Jij ook?
Jazeker. Dat maakt de job zo bijzonder interessant en uitdagend!