Nog maar te vaak lees ik in blogs of toekomstvisies van trendwatchers dat het vak van de secretaresse ten dode is opgeschreven. Een hele beroepsgroep wordt de stuipen op het lijf gejaagd want het is nogal een groep. 1,2 miljoen mensen zijn werkzaam in de administratieve beroepsgroep, waarbij het aantal van 1,2 miljoen wel enige uitleg behoeft. In dit getal is namelijk ook het algemeen administratief personeel meegenomen. Dit zijn bijvoorbeeld postbezorgers, logistiek medewerkers etc. En is ook de groep vakspecialisten meegenomen zoals boekhouders, financieel administrateurs en makelaars. Wij zijn uiteraard met name geïnteresseerd in de office managers, (directie) secretaresses, telefonistes/receptionistes en PA’s. Zaak dus om de “echte” ondersteuners hieruit te filteren.
Echte ondersteuners uit 1,2 miljoen filteren
Filteren we alle “echte” ondersteuners uit de 1,2 miljoen dan houden we naar mijn mening zo’n 150.000 ondersteuners over. Bij ondersteuners denk ik aan secretaresses in hun verschillende differentiaties , officemanagers, en telefonistes/receptionistes. De verdeling van deze ondersteuners ziet er in het werkzame landschap als volgt uit.
Uiteraard is het niet zo dat deze groep niet onderhevig is aan verandering, in tegendeel zelfs. Maar om nu te zeggen dat al deze banen op de tocht staan, of sterker nog gaan verdwijnen, dat gaat mij te ver. Wel moeten we eerlijk zijn naar elkaar en onderkennen dat er veranderingen plaatsvinden en plaats gaan vinden in de toekomst. Maar dan heb ik het liever over aanpassen van de functie, een transitie om het populair te zeggen.
Transitie en openstaan voor de toepassing van technologie
Indien je bereid bent om het anders te doen dan je altijd gedaan hebt en je openstaat voor de toepassing van technologie, dan kom je al een heel eind de komende jaren. Ach en waarom zou je niet openstaan voor verandering, ik ga er in ieder geval vanuit dat nog maar weinig ondersteuners hun brieven op een Remington of Olivetti tikken. Ook op dat punt hebben we een transitie doorgemaakt en wees eens eerlijk, wat zijn we daar vandaag de dag blij mee. Zet jezelf en collega’s open voor verandering en transformeer mee en het vak wordt alleen maar mooier.
Wat gaan we veranderen? Kijkend naar de nabije toekomst zal een ondersteuner meer gastvrij gaan faciliteren in plaats zich dienstbaar en meestal reactief opstellen. Als ondersteuner zie je vooruit wat er nodig is in plaats van dat jou iets wordt gevraagd. Er zal in de toekomst voor een ondersteuner meer naar benutting van de sterke punten worden gekeken dan naar aangeleerde vaardigheden. En last but zeker niet least, sta open voor tech in het vak.
Doordat organisaties hun ondersteuners meer gaan inzetten daar waar de ondersteuner goed in is, zal je ook veel meer plezier uit je werk halen. Dit zorgt voor intrinsieke motivatie en dat is het sterkste en enige motivatiemiddel wat er is. Je kan immers alleen jezelf maar motiveren, anderen kunnen jou stimuleren.
Ervaring en virtueel ondersteunen
In de dagelijkse praktijk zien wij een enorme verschuiving binnen onze kantoren en dienstverlening. Vandaag de dag willen bedrijven efficiëntie van middelen en kosten. 100% secretaresse zijn, zoals tientallen jaren terug, is er niet meer bij. Virtueel ondersteunen is iets wat bij ons veel voorbij komt. En voor de goede orde, dit zijn geen robots, dit zijn ervaren ondersteuners die meer dan één directieleden of managementteams ondersteunen. Op afstand dat wel. Om dit naar behoren te doen maken ze gebruik van technologie en technologie klinkt moeilijk maar dat is het zeker niet.
Van Dale zegt over technologie het volgende: tech·no·lo·gie (de ~ (v.), ~ën)
- leer van de handelingen waardoor de mens de voortbrengselen van de natuur tot stoffen verwerkt tot bevrediging van zijn behoeften
- systematische toepassing van een wetenschap in de techniek[2]
Ook het gebruik van een App-je, spraakherkenning of ander software is technologie. Denk maar zo, ooit was het gebruik van email echt een technologische stap vooruit. Nu kunnen we niet meer zonder. Vrees de vooruitgang niet maar kijk hoe jij je werk nog beter kan doen zodat je kan excelleren en maak je zelf future proof.
Jij bent degene die het vak het beste kent
Maar uiteindelijk ben jij het zelf die het meeste van het vak afweet. Dat is de reden dat ik met enige regelmaat gesprekken voer met ondersteuners. Ik doe dat bij voorkeur bij ondersteuners die werkzaam zijn bij een organisatie. Die iedere dag hard werken om het beste uit zich zelf en de organisatie te halen. Daar leer ik echt elke keer weer nieuwe dingen. Soms heel basaal en soms nieuwe technologische toepassingen. Ze zijn er dus al, future proof ondersteuners. Zij gaan de boot niet missen en hebben absoluut een baan, ook in de komende decennia. Wellicht met een andere benaming, wellicht met een gedeeltelijk andere invulling, maar altijd sterk vanuit het ondersteunen.
Dus schuif net als 30 jaar geleden die Olivetti aan de kant en omarm het nieuwe. Wees future proof en daardoor, work proof!
Zie bovenstaande als denkvoer voor de donkere dagen rondom kerst. Laat het op je inwerken en ga 2017 positief en future proof in.
Hele fijne dagen!
Ruud Pesch
