Nooit meer de maandagochtend kwijt om niet aangeleverde input na te jagen. Nooit meer stress dat er toch nog een koerier moet worden ingezet omdat een MT-lid had bedacht vandaag eens lekker op tijd naar huis te gaan. Nooit meer uren turen naar dat nieuwe gaatje in de agenda’s omdat een MT-lid vond dat de anderen zich maar even aan zijn agenda moesten aanpassen. Nooit meer notulen in je eigen tijd uitwerken omdat je op het werk steeds gestoord wordt door ad hoc zaken. En dat bovendien allemaal voor notulen die niet of nauwelijks worden gelezen. Zou dat niet geweldig zijn? Ineens zeeën van tijd om je met ander en leuker werk bezig te houden?
Ik geloof dat er binnen bepaalde organisaties en bij de diverse Raden van Toezicht of Bestuur zeker goede verslaglegging hoort en dat moet ook zeker zo blijven. Op MT-niveau is de urgentie over het algemeen wat minder maar daar zijn de meningen over verdeeld.
Wat is er aan de hand
Afgelopen weken heb ik een aantal lezingen gegeven waarbij zowel secretaresses, HR-medewerkers en managers aanwezig waren. De secretaresses waren over het bovenstaande heel erg enthousiast en herkenden veel. De managers daarentegen fronsten de wenkbrauwen. Dat laatste intrigeert mij natuurlijk waardoor ik juist daar op ben gaan doorvragen. Een aantal uitkomsten;
De manager heeft wekelijks zoveel vergaderingen dat structuur nodig is en duidelijke stukken voorbereid moeten worden door een secretaresse,- De secretaresse meent dat de meeste vergaderingen minder frequent kunnen plaatsvinden en er veel meer zaken afgetikt kunnen worden buiten speciaal daarvoor geplande vergaderingen,
- De manager geeft toe de notulen over het algemeen niet te lezen en genoeg te hebben aan een actie en besluitenlijst,
- De secretaresse zou zich veel liever nuttig maken en geen uren tijd verliezen op het voorbereiden van een vergadering of het uitgebreid notuleren van oeverloos gepraat. Het archiveren van de vergaderstukken die de secretaresse na een vergadering ongelezen terug krijgt, voelt ook wat dubieus,
- De HR-medewerkers onderschrijven dat in alle lagen van de organisatie wordt geworsteld met procesinrichting en herstructurering.
Mijn vraag aan de managers waarom de MT-vergadering dan niet door een MT-lid zelf in een verslagje, bestaande uit acties en besluiten kon worden opgenomen werd direct weggewimpeld want daar is de manager niet voor.
Hoezo niet? Die manager heeft een iPad, iPhone, laptop en alle mogelijke middelen om efficiënter te werken gekregen maar hoeft ze niet in te zetten? En de managers fronsten opnieuw de wenkbrauwen en zeiden dat dat nou eenmaal de werkwijze is.
Stop met vergaderen
Het nut van de vele reguliere overleggen en de MT-vergaderingen zijn bij veel organisaties een punt van discussie aan het worden. Als de secretaresse stopt met notuleren heeft ze tijd over om zich op een andere manier nuttig te maken. De manager zal dan wel ander werk moeten vrijmaken om haar daarin te voorzien. Werk dat de manager liever bij zich zou houden.
De verschuiving van werk binnen een 1 op 1 samenwerking zou wel eens zichtbaar kunnen maken dat de manager van vergadering naar vergadering leeft en verder niet veel om handen en dat de secretaresse door te blijven notuleren dit zeer inefficiënte proces in stand houdt.
Wat als de manager nou gewoon eens stopt met vergaderen en zijn mooie apparaatjes leert in te zetten? Lees op Management Team een hilarische mailwisseling tussen een PA en CEO.
Heb jij ook een ervaring of mening? Hieronder is plek zat voor discussie.
Ik voel me in mijn werk als freelancer enorm vrij om vragen te stellen.
Zo vroeg ik laatst aan een CEO, die mij in paniek belde om te vragen of ik het MT kon notuleren: “Natuurlijk kan ik dat. Kunt u mij vertellen voor wie de notulen bestemd zijn?” Oeps, dat was even schrikken: “Uhuh, voor het MT zelf natuurlijk.” Mmmm, nu netjes blijven, dacht ik nog. “Oh, dan komt het wel goed. Ik ga ervan uit dat een actie- en besluitenlijst voldoende is?”
Dat was natuurlijk niet de bedoeling. Maar … het zaadje was gelegd.
Na de vergadering kwam hij naar me toe en vroeg wat ik toch had bedoeld met “alleen een actie- en besluitenlijst”. Ik vroeg hem wat hij met het verslag (van toch zeker vier kantjes) ging doen? Wilde hij vastleggen wat een ieder inbracht? En zo ja, wat ging hij daar dan mee doen? En zo nee, zou het dan niet handig zijn, als gewoon iedereen zijn actiepunten zou oppakken en daarbij het besluitvormingskader in de gaten hield?
Ik had het gevoel, dat hij mij niet erg serieus nam, mij nogal bedenkelijk aankeek. Ik pakte mijn spullen, schreef het verslag (lekker thuis) en stuurde het op, inclusief mijn factuur.
Twee weken daarna werd ik gebeld. De CEO aan de telefoon. Of ik het MT nog een keer wilde notuleren… er was alleen een actie- en besluitenlijst nodig! Lachend heb ik de opdracht geaccepteerd.
Is het niet aan ons, secretaresse/PA/MA, om de omslag in te zetten? Om te wijzen op kosten, op tijdverspilling, op de mogelijkheden om anders te werken, efficiënter, effectiever?
Ik blijf vragen, ik blijf twijfel zaaien! En ik ben beschikbaar om het anders te doen, samen met die CEO, dat MT, die Raad… Jij ook?
Ik sluit mij geheel bij Grada aan. Als er geen stukken ter bespreking/ besluit worden ingebracht die later in een Directie overleg worden besproken, dan voldoet een actie/besluitenlijst. Met alle vergaderingen die worden belegd worden de notulen toch vaak maar half gelezen.