De Virtual Assistant: een communicatietalent

De manier waarop je met elkaar samenwerkt en hoe je zaken afspreekt hebben alles te maken met duidelijk communiceren. Als je zoals in mijn werk als Virtual Assistant (VA) niet bij elkaar op kantoor zit, zijn andere manieren dan face to face communicatie heel erg belangrijk. Hoe doe je dat als je elkaar niet elke dag ziet of spreekt. Elkaar misschien zelfs nog nooit in het echte leven hebt gezien. Dat maakt deze vorm van samenwerking bijzonder en tegelijk is het voor steeds meer mensen de realiteit.

Een VA is een ondersteuner en nog veel meer dan dat. Het is een assistent op afstand die vaak wordt ingezet ter ondersteuning van zzp-ers en kleine zelfstandigen. Een VA werkt vanaf een eigen gekozen werkplek. Soms is dat vanuit huis, soms een kantoorruimte of een flexplek. In ieder geval over het algemeen niet (altijd) op het kantoor van de opdrachtgever. De communicatie gaat dan vooral via het internet en de overdracht van documenten via de cloud. De keuze van een ondernemer om een VA in de arm te nemen, is vaak heel bewust gemaakt. Niet iemand in dienst nemen maar ondersteuning op maat of tijdelijk opschalen op het moment dat het echt nodig is. Daar komt de VA om de hoek kijken. Soms voor een kort project, soms voor een samenwerking van jaren.

VA met een internationaal werkveld

 

Een VA hoeft trouwens niet per definitie uit Nederland te komen. Ik ken genoeg ondernemers die een buitenlandse VA hebben. Een VA heeft vaak meerdere klanten waar ze mee samenwerkt, dit heeft onder andere te maken met de eisen die aan een VAR gesteld worden (Verklaring Arbeidsrelatie). Dat is niet heel anders dan de zzp-secretaresse maar het grote verschil zit in de afwisseling en inhoud van het werk. De VA kan bijvoorbeeld in een week voor drie verschillende opdrachtgevers het proces rondom een nieuwsbrief inregelen en twee events organiseren  terwijl de zzp-secretaresse, die vaker een langere periode voor een en dezelfde opdrachtgever aaneengesloten werkt, daar zeer waarschijnlijk veel minder mee te maken krijgt.

Afstand en alertheid

Ik werk op afstand, vanuit mijn huis of flexwerkplek doe ik mijn werk. Daardoor is er geen sprake meer van traditioneel samenwerken. Met traditioneel bedoel ik samenwerken waarbij je elkaar ziet, met elkaar kunt overleggen, even bij elkaar langs lopen als iets onduidelijk is. Dat stelt bijzondere eisen aan hoe je met elkaar omgaat. Je moet er over het algemeen wat meer alert op zijn dat de communicatie goed blijft lopen.

Je mist een belangrijk stuk informatie uit de communicatie, namelijk het non-verbale deel. Dat zul je op een of andere manier moeten opvangen. Sommige opdrachtgevers heb ik nog nooit gezien behalve op een beeldscherm of gehoord aan de telefoon. Ik heb ze dus nog nooit een hand gegeven of een kop koffie mee gedronken. Laat staan ooit koffie gebracht.

Investeren in de samenwerking

Door te investeren in elkaar, elkaar te leren kennen en te luisteren naar de ander kom je al een heel eind. Duidelijk zijn over wat je nodig hebt om goed te kunnen werken, stappenplannen, instructies en regels zijn belangrijk. Ook richtlijnen over wanneer je wel of niet werkt, hoe snel je reageert en wanneer je zaken afhandelt helpen om de relatie zuiver te houden. Vervolgens spreek je ze er natuurlijk ook op aan als ze het niet doen zoals je hebt aangegeven, opvoeden heet dat 😉 Zaken en taken doen volgens richtlijnen zorgt voor stabiliteit en voorspelbaarheid. De opdrachtgever kan er rekening mee houden in de eigen planning. De voorspelbaarheid maakt dat een opdrachtgever  steeds meer taken durft over te dragen. Zeker in het begin van een werkrelatie zul je vertrouwen moeten opbouwen.

Hoe doe jij het?

Hoe heb jij de samenwerking met je baas/opdrachtgever of klant geregeld? Heb je op gezette tijden overlegmomenten, hebben jullie regels, richtlijnen vastgelegd of zijn de regels ongeschreven? Ik lees je reactie graag hieronder!

Dit artikel werd voor het eerst gepubliceerd op 13 februari 2014

Judith HompeIk ben Judith Hompe, Practical Business Coach en VA, Virtual Assistant. Ik ben assistent op afstand voor ondernemers die zelfstandig werken (zp-ers). Ik geef advies over marketing en help bij het praktisch uitvoeren daarvan. Werken op afstand brengt bijzondere uitdagingen met zich mee, over die uitdagingen en de oplossingen die ik daarvoor heb gaan mijn artikelen.

Neem gerust eens een kijkje op mijn websiteTwitter, Facebook en LinkedIn pagina.

 

 

Avatar
Ontsecretaressen is een online magazine voor de innovatieve secretaresse dat over (samen-) werken in de 21-ste eeuw gaat. Ontwikkelen en Ontmoeten staan daarbij centraal. Wil je meedoen, meedenken, meeschrijven of op andere wijze helpen? Super! Neem contact op via het contact formulier. Posts onder de naam redactie worden geschreven door Léontine de Koning tenzij anders aangegeven.

LAAT EEN REACTIE ACHTER

Please enter your comment!
Please enter your name here