We hebben een lange weg afgelegd van de koffie halende secretaresse die haar briefjes tikte op een typemachine. De functie heeft zich ontwikkeld op vele fronten – zo sterk zelfs, dat de term ‘secretaresse’ bijna een containerbegrip geworden is. Gek genoeg vinden veel mensen het moeilijk voorstelbaar dat die ontwikkeling door blijft gaan. Secretaresses, bestaan die over tien jaar nog?
Mijn overtuiging is: zeker wel, maar nog maar sporadisch in de vorm waar ze tien, vijftien jaar geleden in voorkwamen. Ik zie twee ontwikkelingen in organisaties én in het vakgebied die zorgen voor een sterke verandering.
Fysieke wereld ondergeschikt aan digitale
In organisaties waar wordt gewerkt volgens HNW-principes komt dat het sterkste naar voren, maar de klassieke kantooropstelling van ‘eerst langs mij voor je naar hem kunt’ verdwijnt hoe dan ook steeds meer. Je ziet je manager niet altijd meer dagelijks (of zelfs wekelijks!); hij of zij zwerft door het pand, door Nederland of zelfs door het buitenland.
Dat betekent dat je grote postboek en die A4-formaat agenda niet altijd meer volstaan. Ook in Abu Dhabi of tijdens een thuiswerkdag wil je manager inzicht in wat er speelt en binnenkomt.
Jouw rol als filter wordt steeds belangrijker omdat de hoeveelheid informatie die binnenkomt en wordt bewaard enorm groot is. Wat is wezenlijk? Wat handel je zelf af en wat heeft absoluut de aandacht van je manager nodig? Waar bewaar je datgene wat niet nu nodig is, maar wel over drie maanden?
Een goed filter is goud waard voor een manager. Daarvoor is je vermogen om in te spelen op de actualiteit en op de ontwikkelingen in de organisatie nodig. Vinger aan de pols dus, in allerlei opzichten.
Jonassen met verantwoordelijkheid tussen eindgebruiker en specialist
Van centraliseren om efficiency te krijgen tot decentralisatie om de bottlenecks eruit te halen: de gemiddelde organisatie is niet vies van een beetje verandering. Meestal wordt de verantwoordelijkheid voor een taak zo laag mogelijk in de organisatie belegd. Niet per se laag qua niveau, maar wel qua betrokkenheid.
Waar je vroeger blindelings iemand van de IT-helpdesk kon bellen om je toner te vervangen, ben je tegenwoordig op je eigen handigheid aangewezen. Ook de Facility Manager regelt niet meer alles voor je, maar verwijst je voor heel veel zaken naar het intranet of de uitgifteposten van kantoorartikelen. Specialisten (en dat zijn er steeds minder…) blijven er voor de niet-alledaagse, bijzondere uitdagingen.
Net als voor het vervangen van de toner de verantwoordelijkheid wordt teruggelegd bij de eindgebruiker, gaat dat ook steeds meer gelden voor zaken als agenda- en archiefbeheer. Gebruikers kunnen steeds meer dingen zelf, met dank aan de smartphone en sterk verbeterde ICT-voorzieningen.
Een manager die zelf haar eigen afspraken maakt – of bijwerkt – is allang geen uitzondering meer. Daarop moet je dus anticiperen. Jij als ondersteuningsspecialist blijft ook over voor de niet-alledaagse dingen.
Analyseer omgeving en takenpakket
Als je je vak ook over tien jaar nog met volle tevredenheid wilt uitoefenen, op welke taken leg je je dan toe en welke taken stoot je bij voorkeur af? Twee overwegingen:
1. Hoe routinematiger de taak, hoe groter de kans dat een machine, een goedkopere kracht of een ander de taak van je overneemt. Dat heeft de geschiedenis voor allerlei functies uitgewezen, van paard en wagen tot callcenters in India.
Houd dus goed in de gaten hoe de ontwikkelingen aan de ICT-kant van je organisatie gaan en speel als het even kan daarin zelf ook een rol. Als intensieve en ervaren eindgebruiker heb jij waardevolle input als het gaat om archiveren, digitaliseren en op afstand communiceren. Zorg dat je betrokken wordt in projectgroepen, als die er komen, en geef gevraagd en ongevraagd je visie op dit onderwerp.
2. Vergeet de ‘hygiënefactor’ in je functie niet: je manager kan zo gewend zijn aan het feit dat je hem of haar ontlast en ontzorgt, dat het verschil pas merkbaar is als het niet gebeurt. Net als je niet stilstaat bij de schoonmaker die ’s avonds – buiten jouw blikveld – je bureau afneemt met een vochtige doek, totdat het een keer niet wordt gedaan en de koffiekringen je ’s morgens tegemoet staren.
Zorg dus dat je invloed merkbaar en zichtbaar is, door je eigen ‘touch’ toe te voegen aan je werk. Leg waar mogelijk verbanden tussen de actualiteit en je organisatie en geef je analyse van interne ontwikkelingen.
Presenteer zaken niet ‘zoals ze zijn’, maar laat zien waar je toegevoegde waarde zit. Want de grote gemene deler blijft: een secretaresse is iemand die haar vak maakt van het optimaliseren van andermans productiviteit. En daar kan geen machine tegenop.
