In de ruim 23 jaar dat ik werkzaam ben als Personal Assistant heb ik met veel getalenteerde collega secretaresses mogen samenwerken. Vakvrouwen met hart voor dit mooie beroep en die ook goed begrijpen hoe het werkt en daadwerkelijk het verschil kunnen maken. De functie van secretaresse, Personal – , Executive – en Management Assistant of Office Manager is door de jaren heen flink veranderd.
Ik heb zelf op opdrachten gezeten waar ik af en toe het gevoel had dat ik alles regelde voor iedereen. Als secretaresse weet je precies wat er speelt, wat top prioriteit heeft, wat op de agenda van een meeting hoort, wat vertrouwelijk is, wie met wie moet schakelen om issues op te lossen, je houdt deadlines in de gaten, je geeft voorzetten, je signaleert zaken, je verzorgt PowerPoint presentaties, je verzorgt documenten voor meetings, zorgt dat er een meeting room is gereserveerd, haalt koffie etc. Ik heb altijd een goed team gevormd met de CEO’s waar ik voor heb gewerkt en fungeerde in die rol als serieuze sparring partner. Uiteraard zijn er ook verschillen in hoe een secretaresse werkt. De een is een ondernemende meedenker en de ander is meer een uitvoerder. En velen vinden het prettig om achter de schermen een grote rol te spelen. Of het kan zijn dat hun eigen loopbaanambities minder belangrijk zijn en dat hun prioriteit op een ander gebied in hun leven ligt.
Talenten
Wat ik jammer vind is dat het beroep van secretaresse niet de erkenning krijgt die het zou moeten krijgen. Je bent vaak het verlengstuk van je leidinggevende of je staat in zijn/haar schaduw. Je houdt je eigenlijk klein of wordt klein gehouden, terwijl je zoveel meer kunt. Ik vind dat top secretaresses supersterren zijn! Ze hebben zoveel talenten die niet altijd volledig tot hun recht komen. Denk bijvoorbeeld aan het schrijven en redigeren van teksten. Iets wat voor de meeste secretaresses gesneden koek is. Je kunt misschien wel beter schrijven dat iemand van de afdeling die daarvoor is ingericht. Bovendien kun je de tekst dan met gemak in de juiste format opmaken. Of je intuïtie waardoor je al weet als je een sollicitant ophaalt, dat die niet door zal gaan naar een volgende ronde. Je voelt ook haarfijn aan wanneer je iets wel of niet met je leidinggevende kunt bespreken. Je neemt je eigen talenten vaak voor lief aan.
Een van de kernkwaliteiten die de meeste secretaresses goed tot hun recht laten komen is dienstverlenend zijn. Net bereid zijn die ‘extra mile’ te gaan. Echter, als je te ver door slaat in het dienstverlenend zijn kan het dienstbaar worden en dat moet je niet willen. Dan cijfer je jezelf volledig weg om de waardering te krijgen te krijgen waar je zo naar hunkert. De uitdaging daar in is goed je grenzen aan te geven. Hoe ver ga je in het ontzorgen van je leidinggevende zonder daarbij onvoldoende voor jezelf te zorgen?
6 Human Needs
Dit brengt me bij de ‘ 6 Human Needs’ van Anthony Robbins: ‘Certainty, Uncertainty/Variety, Significance, Love&Connection, Growth and Contribution.’ Ieder mens heeft 2 behoeften die ze meer waarderen dan anderen. Deze behoeften kunnen zowel op een positieve manier als op een negatieve manier worden vervuld. Bovendien is het zo dat de laatste twee (wat meer spiritueel) pas kunnen worden bereikt als twee of meer van de eerstgenoemde behoeften zijn vervuld. Ik ben van mening dat veel secretaresses resoneren met de behoefte ‘Significance’ . Zich belangrijk voelen, ertoe doen, zich gewaardeerd voelen, onmisbaar zijn. Je kunt je belangrijk voelen door iets te bereiken, ergens goed in zijn. In het positieve aspect kan dit leiden tot de lat hoog leggen bij alles wat je doet en perfectie nastreven. Alhoewel, als je dit te sterk doet kan het leiden tot het missen van connecties met collega’s omdat je je dan alleen op de verschillen focust in plaats van de overeenkomsten. Je bent dan te veel gericht op het proces of je bent ‘punten aan het scoren’. Op een negatieve manier kun je je ook belangrijk voelen door een collega te kleineren of aan te vallen, informatie achter te houden of de bitch uit te hangen.
In de onderstaande TED video bespreekt Tony Robbins de ‘ 6 onzichtbare krachten’ die achter menselijk gedrag zitten.
Eigen belangen
Ik denk dat het tijd is dat de huidige secretaresses wat meer voor haar/zijn eigen belangen moet op komen. En ook mag nadenken over wat zij/hij nog meer kan doen waarin het volledige potentieel meer benut wordt. Waarin kun je talenten nog meer delen met deze wereld? Waar ben je goed in? Welke opleiding zou je willen volgen? En dan heb ik het niet over een opfriscursus zakelijk Engels of die derde PowerPoint of Excel training. Wat is jouw strategie voor je eigen loopbaan? Wat is je volgende stap? Wat is de echte reden dat je nog in je huidige baan werkzaam bent?
Durf die stap te nemen om grootser te denken. Als je meer toegewijd zou zijn op het bereiken van je droom dan op je excuses, angsten en schaduwen, welke radicale stap zou je vandaag nemen richting jouw droom?
Wat je nu veel ziet is dat secretaresse functies worden gecombineerd en dat je voor meerdere leidinggevenden of hele afdelingen komt te werken. Veel collega’s blijven uit angst voor verlies van hun baan hangen. Je doet jezelf daarmee zoveel te kort. Het is immers niet meer de baan waar je voor bent gegaan. Ga voor jezelf! Doe voor jezelf wat je zo goed voor een ander doet.
