Onlangs kreeg ik allerlei info over PMG en PMO. Superinteressant, alleen … hoe vertaal je dit nu naar het werk op een secretariaat? Daarover heb ik me eens gebogen.
Het projectmatig afhandelen van de wat grotere gebeurtenissen en evenementen is bij de meeste secretaresses wel bekend. Immers, bijna iedereen heeft wel eens een grote borrel, kerstfeest of verhuizing geregeld. Daar zijn we goed in, toch? Projectmatig werken gaat nog een stapje verder. Alles is een project en kan als zodanig behandeld worden.
Je bent verplicht een vastgesteld resultaat te leveren (goederen of diensten) volgens een vooraf gemaakt plan dat in fases kan worden opgedeeld. Elke fase wordt aan het eind geëvalueerd (of zou geëvalueerd kunnen worden) en er is een risicoanalyse. Als laatste kan het project worden opgeleverd, afgesloten.Nu weet ik wel dat het werk van een secretaresse niet zo makkelijk te ‘vangen’ is, en niet altijd met een duidelijk begin en een duidelijk einde. Daarom is het opdelen van het werk in categorieën een goed streven. Het opdelen lijkt een beetje op de kernkwadranten, maar dan anders. Lastig? Niet echt.
Uitgesplitst
Managementondersteuning kun je zien als het maken van afspraken, het voorbereiden van reizen en alle andere werkzaamheden die echt ten dienste van de manager komen. Met de komst van de tablet pc en de smartphone vallen zaken als het printen van de e-mails al weg.
Allerhande klusjes zijn klusjes die zoal op je pad komen. Even snel een kaartje halen, toch maar een vergaderruimte regelen, eigenlijk alles wat niet ter ondersteuning van de manager is, maar dat je wel doet omdat het je gevraagd wordt.
Projectmatige werkzaamheden is eigenlijk al het overige werk dat je doet. Je bent verantwoordelijk voor het beheer van kantoorartikelen, je organiseert een grote bijeenkomst, tussendoor bereid je een vergadering voor en noem maar op.
Tot zover de theorie.
Gebaseerd op mijn eigen ervaring, planning en inschatting van het werk. Kan per persoon en situatie verschillen.
Bronnen en inspiratie: Getting Things Done van David Allen, 7 Habits of Highly Effective People van Stephen Covey, The Toyota Way van Jeffrey K. Liker
Gedachtenverandering
Alles is wel mooi bedacht, maar hoe doe je het eigenlijk? En dan niet praktisch gezien, maar hoe word je een projectmedewerker? Door allereerst te beginnen met een “change of mind”. Gooi de gedachte dat je als secretaresse niet projectmatig kunt werken, eruit en vervang deze door de instelling dat dit juist wél kan op de meeste gebieden van de ondersteuning. Alleen als je denkt dat iets niet kan, lukt het niet. Niet omdat het wel of niet lukt, maar omdat een dergelijke gedachte je blokkeert om uit te vinden of iets wel of niet lukt. Een gemiste kans, denk ik.
Ik besef heel goed dat het spannend is om in deze tijd van onzekerheid aan iets nieuws te beginnen. Maar dat hoeft niet radicaal te zijn. Ook kleine veranderingen kunnen al veel doen, als je hierin maar consequent blijft. Je mag echt wel tijd vragen voor klussen waar je veel concentratie voor nodig hebt. De weerstand die je misschien in het begin ervaart, zal snel plaatsmaken voor de waardering omdat je die ene klus zo snel en goed geklaard hebt. En daar put je weer energie uit.
Als ondersteuner ben je natuurlijk een kei in het beheren van de agenda. Dat hoeft echt niet alleen de agenda van je manager te zijn, ook jouw agenda valt goed in te delen. Hierover kun je goede afspraken met de manager maken. Bijvoorbeeld dat je jouw concentratietijd zó indeelt dat je ook nog koffie kunt halen voor zijn gasten. Als je op een secretariaat met meerdere collega’s zit, kun je afspreken dat je voor bijvoorbeeld het uitwerken van notulen tijdelijk ergens anders gaat zitten en dat zij jouw telefoontjes waarnemen. Als dit over en weer gaat, dan kan dit een hele werkbare situatie worden. De verantwoordelijkheid voor een goede samenwerking op deze manier ligt overigens altijd binnen de groep, waarbij het belangrijk is dat je elkaar op deze verantwoordelijkheid kunt wijzen en zelf ook je eigen verantwoordelijkheid neemt.
Tenslotte is het ook zaak om niet alleen je werk goed te kunnen doen, maar ook mensen ervan te doordringen dat het werk dat jij doet even belangrijk is voor het goede verloop van het proces als het werk van een ander. Je kunt bijvoorbeeld mensen eens een uurtje meenemen in je werkzaamheden of ze zelf laten doen wat ze normaal gesproken aan jou vragen. Dat geeft vaak net dat kleine beetje extra inzicht en daardoor ook begrip. De tijd die je kunt winnen, geeft jou weer tijd om projectmatiger te werken.
Projectmatig werken op een secretariaat? Ik ga ervoor. Jij ook?
Dat het prettig is als je jezelf kunt afzonderen voor ingewikkelde klussen, heb ik jaren geleden al ervaren als juridisch secretaresse. Daar werd met dictafoons gewerkt. Als ik dan een heel juridisch stuk had om uit te werken, sprak ik met mijn collega’s af dat ik even “een uurtje weg was”. Was heel fijn.