Dat verbinden soms moeilijk is, weten we allemaal. Niet het verbinden van een wond, dat is een technische vaardigheid en te leren. Nee, ik heb het over het bij elkaar brengen van mensen en het bij elkaar blijven houden van een groep.
Toch is het veelal de secretaresse die de troep opruimt die een manager achterlaat. Het kantoor bevat niet voor niets behalve de standaard kantoorartikelen vaak een pot drop, een doos tissues en een fles water. Allemaal troosters, kalmeringsmiddelen en sociale bindingsmiddelen. Tussendoor regelen we dat het emailverkeer gestroomlijnd verloopt, dat de deadlines bewaakt worden, dat de vergaderstukken op de tablet staan, dat er geen dubbele afspraken worden gemaakt, dat de gasten netjes ontvangen worden, dat de telefoontjes op de juiste manier worden afgehandeld… Het is maar goed dat we snel kunnen schakelen.
Mensenwerk = praktijkwerk
Waarom is het toch zo moeilijk om te verbinden? Omdat het menselijke aspect vooral praktijkwerk is. Hoe veel theorie je ook beheerst, omgaan met veel verschillende mensen en de neuzen allemaal dezelfde kant op krijgen is iets wat je moet aanvoelen. Je hebt te maken met verschillende ego’s, emoties, manieren van benaderen. Dat dit lastig is, blijkt wel uit de hoeveelheid managementboeken die er over geschreven zijn. Lees je het goed? Managementboeken. Omdat het secretaressewerk voornamelijk wordt uitgevoerd door vrouwen en die van nature zorgzamer zijn, is het blijkbaar niet nodig om daarin bij te scholen. Wij krijgen een cursus time management aangeboden (als we dat al aangeboden krijgen). De rest behoren we te kennen en te kunnen.
Ontsecretaressen = ontsocialen?
Als je een vacature voor managementondersteuner ziet, is één van de belangrijkste taken juist goede communicatieve vaardigheden. Dat hoort een talent te zijn. Is het misschien daarom dat veel mensen in een bedrijf zich makkelijker bij een secretaresse vervoegen dan bij een manager? Of is het omdat een manager zich ten zeerste bewust is van de kwaliteiten van zijn secretaresse en daar handig gebruik van maakt? Wat de reden ook is, het wordt tijd dat een manager zich bewust wordt van zijn eigen onkunde en stopt met dit te verbloemen. Een manager wordt betaald om te managen, niet om zich te verstoppen achter mooie woorden, een functie of de eigen normen en waarden.
Sturende en verbindende rol
Als secretaresse van de 21-ste eeuw stop je niet met sociaal zijn. Het tegendeel! Je kunt heel sociaal zijn door je manager zijn eigen verantwoordelijkheid te laten dragen. Immers, je krijgt dan een sturende rol? Precies waar wij dames zo prat op gaan. “Wij hebben geen dienende functie, wij denken mee…” Dit is dan ook dé manier om onze talenten op een goede manier in te zetten.
Bijkomend voordeel is ook dat wij meer tijd overhouden voor onze inhoudelijke werkzaamheden. De droppot komt bij de manager op tafel, even als de doos tissues en het flesje water. De manager wordt weer zichtbaar en wij kunnen weer daar ondersteunen waar het echt nodig is. En onze dropjes gebruiken voor de small social talks.
Maar eerlijk… streelt het ons ego niet een beetje als we zo ontzettend nodig zijn?
