Is de Nieuwe secretaresse eigenlijk de Oude secretaresse?

Vanochtend las ik dit blog van Lenette Schuijt waarin zij stelt dat het Nieuwe organiseren eigenlijk het Oude organiseren is. En dat bracht me op de vraag: is dat het nu? Zijn we gewoon te ver weggedreven van hoe we eigenlijk graag werken?

Toen ik vier jaar geleden startte als zelfstandig professional kreeg ik nog wel eens de opmerking: “Zelfstandig? Als management supporter? Bestaat dat?”. Inmiddels groeit de groep ZP’ers in dit vakgebied explosief. En ik zie er ook steeds meer die hun aandachtsgebied vermengen met andere vakgebieden zoals communicatie, recruitment, professional organizing, trainen en meer.
Is dat niet wat secretaresses altijd al deden? Naast hun vast omschreven takenpakket steeds meer erbij pakken van dat waar ze goed in zijn, plezier en interesse in hebben?

Ik kom ze op ieder secretariaat tegen: Janet beheert het intranet en de digitale nieuwsbrief, Petra doet de werving van een nieuwe collega liever zelf dan dat ze het aan HR over laat en Claire is altijd bezig om een nog slimmere wijze van archivering op te zetten. Af en toe zuchten mijn opdrachtgevers wel eens: “Janet is zo druk met de interne communicatie dat ik mijn vergaderstukken vaak pas erg laat krijg, zou ze haar eigen werk zo oninteressant vinden”? Dan vraag ik ze meestal maar eens om zich heen te kijken. Tenslotte is Petra, de secretaresse van zijn collega, ook vaak van haar plek met al die sollicitatiegesprekken.  En daarna leer ik ze waar ze zelf de stukken kunnen vinden en (op het scherm) kunnen lezen.
Vorig jaar vroeg een jonge collega-secretaresse bij een grote organisatie mij om raad over haar toekomst. Hoewel ze nog niet lang in dienst was, deed ze haar werk naar grote tevredenheid van de twee managers waar ze voor aangenomen was. Ze was altijd keurig om 16.30 uur klaar met haar werk. Waarom voelde ze zich dan toch niet gelukkig? Bij het (kleinere) bedrijf waar ze daarvoor werkte deed ze alles wat er voor haar handen kwam: inkoop, verkoopondersteuning, ict-beheer en ja, natuurlijk ook nog de echte secretaressetaken. Maar als ze over die baan vertelde glommen haar ogen. Ze is inmiddels op zoek naar een plek die haar beter past en ik hoop dat ze hem snel vindt.

Het ligt niet aan Janet, of aan Petra of Claire. Het is inherent aan het type mens dat die rol kiest. En daar is niets nieuws aan. Ondersteuners hadden altijd al interesse in het grote geheel. In hoe de lijntjes bij elkaar komen. Ze willen altijd alles weten en overal bij betrokken zijn. Ook omdat ze graag voorkomen dat er ergens iets mis gaat of er iemand buiten de boot valt. Het is het type uit je vriendenkring dat zegt : “Leuk, dan gaan we dus op de 14e uit eten, ik zorg dat Erik en Sandra het ook weten en ik zal het restaurant ook wel even reserveren”.
In grote moderne organisaties ‘verdampen’ (onthoud die term) de pure secretaressetaken steeds meer door de technologische ontwikkelingen. Goede ondersteuners zijn echter regelaars, verbinders, procesgericht en sociaal vaardig. Ze zijn zelfstartend, pro-actief en nemen het initiatief.

Hoe je ze straks labelt maakt niet uit; de nieuwe secretaresse, management assistent, PA, executive assistant… het gaat erom wie ze als persoon zijn en waar hun individuele capaciteiten ingezet worden.
Ik denk dat dit type mens in Nieuwe organisaties goed tot zijn recht gaat komen. Of misschien zelfs juist wel beter!