Als management ondersteuner moet je tegenwoordig alles maar kunnen en er “even” bij doen. Ik vind dat een slechte zaak en het is triest om te zien en te lezen hoe de nieuwe rol van secretaresse van hogerhand wordt heringericht met slechts het werk dat “overblijft”. Het vak van secretaresse wordt daarmee weer minder uitdagend en er hoeft nog minder nagedacht te worden.
Een secretariaat als grote vergaarbak van werk dat elders niet kan worden belegd is eigenlijk heel erg in tegenstrijd met de nieuwe vorm van organiseren die bedrijven massaal aan het implementeren zijn. De open structuur van deze vorm van organiseren waarbij vertrouwen, ondernemerschap en creativiteit zwaarder wegen dan voorheen verlangt van een secretaresse een specialisatie en juist niet dat er nog meer ad hoc werkzaamheden bij komen. Dat dit wel door invloedrijke partijen wordt geadviseerd is werkelijk tenenkrommend en kortzichtig want dat is slechts voortborduren op de traditionele hark of hiërarchische structuur van een ouderwets ingerichte organisatie in een heel hip uitziend nieuw kantoor. De al aanwezige menselijke capaciteiten worden dan nog altijd niet benut.
Ad hoc met mate
Mijn advies is om issues voortkomend uit vernieuwing open te bespreken met je collega’s en leidinggevende. Als van je wordt gevraagd een social media plan te schrijven of bijvoorbeeld een persbericht heb je net als ieder ander bepaalde werkomstandigheden nodig om dat werk goed te kunnen doen. Een soort van randvoorwaarden zoals een werkende pc, internet, werkplek en bovenal de rust om geconcentreerd te kunnen werken. Iedereen weet dat als je voortdurend uit je concentratie wordt gehaald door telefoon, mail, bezoek of andere ad hoc werkzaamheden er aan het eind van de dag veel is gedaan maar er helaas maar zeer weinig van het plan of persbericht terecht is gekomen. Geef aan dat jij zelf het beste weet waar je goed in bent en hoeveel workload je aan kunt al dan niet in combinatie met enkele ad hoc vraagstukken. Het bijvullen van een printer of het opnemen van een telefoon kan ook “nieuw georganiseerd” worden en eenvoudig door collega’s zelf worden gedaan.
Inventariseer het zelf
Veel ad hoc werkzaamheden zijn door de jaren heen weliswaar heel terecht bij het secretariaat ondergebracht maar er komt ook een moment van inventariseren en herijken. Een werkstroom die jaren geleden vastgesteld is, hoeft op dit moment niet meer de meest voor de hand liggende te zijn. Heej! Dat is nog eens een mooie taak!
Inventariseer eens wat je allemaal doet op een dag. Hoe loopt een werkstroom en beoordeel of dit korter of efficiënter kan. Ik ben heel benieuwd wat daar uit komt en op die manier ben je een meewerkende en meedenkende collega die een heel waardevolle suggestie doet. Maak maar eens inzichtelijk dat het efficiënter is als je minder breed inzetbaar bent en laat daarbij zien welke rol jij voor jezelf voor ogen hebt. Je kunt tenslotte alles.
Goed stuk en ongetwijfeld iets waar vele secretariaten mee te maken krijgen. Want als er gesproken wordt over professionalisering, gaat het toch meestal over de hogere functies of de nu al gespecificeerde functies. Bijkomend item is dan dat het werk dat zij niet leuk vinden bij het secretariaat dumpen, zonder erbij stil te staan dat ook daar professionals zitten, al dan niet met ambities. Het is dan ook aan ons zelf om de anderen duidelijk te maken dat ook wij werk hebben dat aandacht en concentratie vereist. En ons werk – inclusief de ad hoc klussen – inzichtelijk te maken.
Helemaal mee eens. Bij mijn huidige opdrachtgever is nu afgesproken dat de managementassistentes allemaal alleen voor hun manager taken uitvoeren (die allemaal wel nog uitdagend zijn). De ad-hoc klussen waar medewerkers van de afdeling mee komen, zoals het boeken van een ruimte en dergelijke, moeten zij nu zelf doen. Dit vergt wel enige ‘her-opvoeding’, maar uiteindelijk gaat dat best goed. Wij kunnen geconcentreerd blijven werken aan uitdagende taken en alle collega’s moeten zelf verantwoordelijkheid tonen (en geen overgebleven klussen beleggen bij het secretariaat). Dat is iets wat onze eigen directeur zich overigens voor hard gemaakt heeft. Het initiatief kwam wel vanuit het secretariaat, dat dan weer wel.
Prima signaal, alleen zou ik het geheel liever wat meer op mijzelf (als managementondersteuner) willen betrekken. Het is niet zo zeer “het dumpen van werk bij het secretariaat” als wel “het aannemen van werk door het secretariaat”. Zijn we daar niet allemaal zelf bij?
Kortgeleden kreeg ik het verzoek om een presentatie in elkaar te zetten, en niet zomaar eentje, maar een professionele presentatie (helaas in PP en niet in Prezi, maar dat terzijde…). Deadline was bekend en met veel plezier en inzet ben ik aan de slag gegaan.
Uiteraard ging de telefoon, kwam er bezoek, liep de printer vast en bleek ik onmisbaar bij al deze tussendoor taakjes.
Mijn “nee, nu even niet” leverde grappige taferelen op: open monden, omgegooide thee, en uitroepen van schrik. Want dat gebeurde niet zo snel, dat ik “nee” zei.
Ik heb het keer op keer met een big smile uitgelegd: presentatie maken, deadline, je weet wel… En het was helder, geen enkel probleem, bij niemand!
Ik heb ervan geleerd. Ik heb geen behoefte om welke manager dan ook op te voeden, het gebeurde vanzelf. Tegenwoordig is de eerste vraag bij ad hoc klussen “heb je even tijd?” en de tweede “oh nee, sorry, ik doe het zelf wel”.
En hoe gaat het verder? Ik ben en blijf een dienstbaar persoon, als het kan, doe ik het, kan het niet, doe ik het niet.
En er is één ding, waar ik niet in geloof en dat is dat mijn collega’s met opzet werk wat zij niet leuk vinden, bij mij dumpen. Het is veel meer mijn ding, dat ik werk wat zij niet leuk vinden, in het verleden naar me toe heb getrokken. Dat was en is mijn verantwoordelijkheid en als ik dat wil veranderen, zal ik zelf het heft in handen moeten nemen. En dat heb ik gedaan en zal dat blijven doen, met een brede glimlach!
@Grada. Natuurlijk zijn we er allemaal zelf bij. En het vergt enige heropvoeding, mèt glimlach. Ook van onszelf. Maar om te zeggen dat het alleen aan ons (als secretaresse) ligt, dat is ook wat kort door de bocht. Een goed deel van de oude garde is nog heel erg gericht op de dienstbaarheid en een groot deel van de nieuwe generatie wordt door de oude garde opgevoed met hetzelfde dienstbare idee.
Natuurlijk zijn er managers die dienstbaarheid voorop zetten, net zoals er managementondersteuners zijn, die graag dienstbaar zijn.
Ik zeg nergens dat verandering alleen bij “ons” ligt. Ik zeg, dat “wij” verandering zelf mede in de hand hebben. En ik spreek over mezelf en wat de blog met mij deed. Niet meer en niet minder! Dont judge others, judge only yourself…