Voordat een programma zichtbaar wordt binnen een organisatie zijn er al heel wat randvoorwaarden gesteld, afspraken gemaakt, plannen geschreven en stakeholderanalyses gedaan. Een programma kent in hoofdlijnen drie fasen. Binnen de eerste fase van een verandertraject valt een kwartiermakersfase met een eigen voorbereidings- en implementatiefase te onderscheiden.
De voorbereidingsfase is het begin van elk programma of een verandertraject. In deze fase wordt een idee of wens voor een programma nader onderzocht en uitgewerkt. Doel van deze fase is te onderzoeken of het programma wel haalbaar is en welke knelpunten we willen oplossen. Deze wordt onder meer gekenmerkt door het definiëren van de visie, het in kaart brengen van de risico’s en het schrijven van het programma voorstel en de blauwdruk.
Aan het eind van de eerste fase zijn in ieder geval de volgende vragen beantwoord:
- Waarom dit programma?
- Is het programma haalbaar?
- Wie zijn de stakeholders?
- Wat zijn de doelen en wat moet het resultaat zijn?
- Wanneer moet er opgeleverd worden?
- Waar liggen de grenzen van het programma (wat valt er binnen en wat valt er buiten scope)?
En die kwartiermaker dan?
Ja en dan is er nog zoiets als de term “kwartiermaker”.
Kwartiermaker is van oorsprong een militaire term voor troepen die vooruit worden gestuurd om voorbereidingen te treffen voordat de rest van de militairen arriveren. In overdrachtelijke zin: iemand die belast is met de voorbereiding, de organisatie van iets geheel nieuws; voorloper, wegbereider. Het woord kwartier heeft onder andere de betekenis: tijdelijke verblijfplaats van militairen.
Een kwartiermaker is eigenlijk de verkenner op strategisch niveau van het programma die samen met de Programmamanager het programmaplan en het transitie- en implementatieplan maakt. Globaal valt de fase voorafgaand aan de uitvoer onder de noemer kwartiermaken. De kwartiermakersfase start met een probleemstelling waar een antwoord op moet worden gegeven en eindigt als er een organisatie is met een missie, visie, personeel, kaders, een locatie en de benodigde voorzieningen.
Subfasering van de kwartiermaker
Binnen de kwartiermakersfase zijn twee subfasen te onderscheiden:
Voorbereidingsfase
In deze fase gaat het vaak om het uitwerken van het probleem of behoefte in een plan. In dit plan wordt de behoefte vertaald in een missie, visie, strategie, activiteiten, planning, organisatie en financiën. Dit plan kan worden gebruikt om (politieke) goedkeuring te krijgen, subsidie te verwerven en om de volgende stappen te zetten in het daadwerkelijk realiseren van uw voornemen.
Implementatiefase
In deze fase wordt het plan/voornemen daadwerkelijk gerealiseerd. Dat kan betekenen dat de organisatie wordt opgezet, zo nodig de benodigde medewerkers worden geworven en activiteiten al worden uitgevoerd. Zodra overdracht aan de eigen of nieuwe organisatie mogelijk is, draagt de Kwartiermaker deze verantwoordelijkheid over.
Realiseren en implementeren
Na de kwartiermakersfase wordt er afscheid van de kwartiermaker genomen en begint de uitvoering. Ook wel de implementatiefase wordt genoemd. In deze fase zijn informering en overreding dominant. De afspraken zijn tenslotte al gemaakt en vastgelegd. Na de implementatiefase volt de afsluitingsfase. Na een succesvolle afsluiting wordt de programmaorganisatie ontbonden en de programmamedewerkers en de programmamanager worden bedankt.
Verschil project en programma
Een project is niet hetzelfde als een programma. Een project is uitvoerend en stuurt op resultaat. Een programma ageert op strategisch niveau en stuurt op het bereiken van doelen. Een kwartiermaker speelt dan ook geen rol binnen een project.
| Programma | Project | |
| Intentie | Realiseren van unieke doelen. | Realiseren van unieke resultaten. |
| Proces | Programmeren, initiëren, controleren en bijsturen. | Afbakenen, faseren en beheersen. |
| Gereed | Bereikte doelen. | Resultaat is aanwezig. |
| Waarom | Bereiken van doelen. Sturen op samenhang (doelen, inspanningen en middelen). | Behalen van vooraf overeengekomen resultaten. Sturing op tijd, geld en kwaliteit. |
| Tijd horizon | Tijdelijk, stoppen wanneer mogelijk en noodzakelijk. | Eindig, vooraf overeengekomen. |
| Besluitvorming | Op vooraf overeengekomen momenten, gebaseerd op het programmaplan. | Per fase overgang, gebaseerd op beslisdocumenten. |
