De met name digitale veranderingen die er plaatsvinden in de functie van secretaresses omarm ik met liefde en plezier. Ik vind het geweldig dat er programma’s ontwikkeld worden die mij helpen mijn werk makkelijker te maken. Even inloggen op een website en ik zie een half ingevuld aanvraagformulier, omdat het systeem mij herkent. Het maakt mij een heel gelukkig mens!
Ik ben er zelfs zo een groot voorstander van dat ik in de denk- en testgroepen zit die zich met de ontwikkeling van nieuwe werkwijzen bezig houdt.
En dan wordt het zomer
Mijn twee collega-secretaresses hebben beiden jonge kinderen en zijn daardoor gebonden aan de schoolvakanties. Ik heb geen kinderen en zit daardoor niet vast aan periodes. Daarnaast vind ik het heerlijk om in de rustige periode van de zomer door te werken. Doordat beide collega’s op vakantie zijn, heb ik precies genoeg te doen om me niet te vervelen, maar ook niet zoveel dat ik het echt druk heb. In deze periode werk ik alle (lang)liggende zaken weg en bereid ik me voor op wat er na de zomer komt.
Dit jaar liep ik echter tegen het probleem aan dat mijn collega’s niet tijdens dezelfde weken vrij waren. Mijn ene collega kon haar werk niet loslaten en verwerkte vanaf haar vakantieadres haar mails zelf (iets wat ik zelf nooit zou doen, maar dat is een andere discussie), dus toen mijn andere collega twee weken eerder terugkwam dan de eerste collega, hoefde ik op dat moment niemands werk meer over te nemen. Het grootste deel van de zomerperiode had ik inmiddels achter de rug, dus het meeste was wel bijgewerkt of voorbereid. Iedere dag had ik een halfuur na binnenkomst mijn mails en post al verwerkt, een kop thee gedronken en met mijn aanwezige collega’s de avond of het weekend ervoor besproken. Dus lag er nog maar één ding dat ik nog te doen had: de secretariaatshandleiding…
Moet het zo uitgebreid?
Wij hebben besloten een zeer uitgebreide handleiding te schrijven waarin puntsgewijs staat aangegeven wat er gedaan moet worden en precies hoe dit moet. De laatste keer dat ik de handleiding had bijgewerkt is ruim twee jaar geleden, dus het was echt nodig. Maar wat een rotklus is dat…!
Een aantal dagen achter elkaar op papier zetten hoe ik mijn werk moet doen dat ik op het moment niet kan doen, omdat er geen werk ligt om te doen, vond ik heel frustrerend. Daarnaast merkte ik dat het ook niet echt opschoot. Het is een erg tijdrovende klus om iedere stap op te schrijven (klik op het icoontje rechtsboven, ga dan naar…), dus ik vroeg me af of niet ook dit geautomatiseerd kon worden.
Van alle dingen die niet langer handmatig gedaan zouden moeten worden, staat deze bij mij op nummer 1. Maar kan dat en zo ja, hoe?
Tips voor schrijven van een secretariaatshandleiding
Op internet staan veel voorbeelden van handleidingen. Wat mij meteen opviel, is dat ik geen manier heb gevonden om een handleiding geautomatiseerd in elkaar te zetten. Sorry! Maar ik heb wel een aantal tips gevonden die het schrijven van een handleiding wat makkelijker maken:
1. Schrijf eerst een uitgebreide opsomming van de verschillende taken die je doet. Dit lukt meestal niet in één keer, dus neem er de tijd voor en vul aan waar nodig. Als je de lijst compleet hebt, zet het dan in een logische volgorde. Er zijn vele verschillende volgordes voor een handleiding. Ikzelf heb gekeken naar de volgorde waarop een nieuwe collega het werk uitgelegd krijgt.
2. Verdeel de taken in verschillende hoofdstukken. Dit maakt het overzichtelijk en makkelijk terug te vinden.
3. Ga uit van een stukje basiskennis en hou het simpel. Mijn persoonlijk mankement is dat ik alles graag tot in detail exact opgeschreven wil hebben, maar dit is vaak niet nodig. Inmiddels weet iedereen wel hoe ze een computer moeten bedienen en zijn de meeste programma’s wel bekend, dus is een simpele en korte instructie genoeg.
4. Maak zoveel mogelijk gebruik van printscreens en verwijs naar datgene wat je bedoelt middels een fel gekleurde pijl, arcering of omcirkeling. Foto’s zeggen meer dan duizend woorden, dus maak daar gebruik van! (lees ook Eenvoudig de achtergrond van een foto verwijderen)
Op de vraag of het maken van een handboek secretariaat ook makkelijker kan…… Ja. Maar heel eerlijk gezegd: het blijft een klus die veel tijd kost. Met deze tips ging het schrijven van de handleiding een stuk makkelijker en door de hoofdstukindeling en toevoeging van foto’s en gekleurde pijlen, ziet de handleiding er een stuk overzichtelijker, maar vooral veel duidelijker uit.
Als iemand die regelmatig invalt bij verschillende bedrijven merk ik dat ik in eerste instantie veel behoefte heb aan een korte handleiding waarin kort beschreven staat waar ik zaken kan vinden: hoe vraag ik iets aan bij de facilitaire dienst, waar moet ik zijn om…., wat is de kostenplaats en dat soort simpele zaken. Het liefst op alfabetische volgorde. Zo kan ik dingen al snel zelfstandig regelen en hoef ik niet steeds iemand lastig te vallen.
Natuurlijk is een uitgebreide handleiding nodig, maar bij veel bedrijven staan de basisdingen vaak niet eens op papier. Daarmee win je veel tijd als je bijvoorbeeld een nieuwe collega moet inwerken.
Beste Jacintha,
Je hebt helemaal gelijk en ik vind het een heel goede insteek waar ik zelf nog niet aan had gedacht! Ik ga me daar meer in verdiepen en kom er in een aparte blog op terug. Dank je voor je reactie!
Groeten Sanne
Dank voor je stuk. Herkenbaar. Ter aanvulling op de screenshots: je kunt heel gemakkelijk zelf tutorials maken door je computerhandelingen ‘op te nemen’ met programma’s zoals camstasia. Erg leuk om te doen! Met of zonder geluid. En papieren handleidingen zijn niet handig. Beter is het om 1 (intranet)pagina per onderwerp (intern) online te zetten. Veel succes en veel plezier!
Doordat wij als bedrijf Iso gecertificeerd zijn, zijn we verplicht om procedures en werkinstructies te schrijven en up to date te houden. In de praktijk blijkt het een handig naslagwerk te zijn.
Als team van 5 secretaresses moeten we elkaars werk kunnen overnemen en dan is het heel fijn dat je de werkinstructie erbij kunt pakken. In de loop der jaren zijn de instructies veranderd/verbeterd van grote lappen tekst naar een kort en bondige handleiding met inderdaad veel screenshots met grote rode pijlen ?. Natuurlijk op onze eigen digitale omgeving zodat we veranderingen in de processen meteen kunnen aanpassen.
De kracht van de handleiding behoud je door dit consequent te blijven doen.
Doe je dit niet dan wordt het een draak van een document en bovendien waardeloos.
Ik vind het een rustig idee dat wanneer ik onverwacht ziek wordt of iets dergelijks, ik erop kan vertrouwen dat mijn werk wordt gedaan op mijn manier en ik het bij terugkomst weer meteen kan oppakken en ik alles op z’n plek kan terugvinden.
Ik ga zeker eens kijken of wij ook iets hebben aan de tip om camstasia te gebruiken.
Extra handig voor het inwerken van een jonge nieuwe medewerker; de jongere generatie is al zo gewend aan het leren van nieuwe dingen via het beeldscherm dat dit waarschijnlijk een hele goede methode zal blijken te zijn.