Als Assistant verkeer je vaak in een positie waarbij je verantwoordelijk bent voor de coördinatie van diverse projecten, met diverse stakeholders samenwerkt en een deel van de communicatie rondom projecten verzorgt. De moderne professional is een echte netwerker en email is daarbij nog altijd een van de belangrijkste communicatiemiddelen. In dit artikel een voorbeeld van een gratis tooltje waarmee je eenvoudig meer grip kunt krijgen op je inbox.
Email lezen, maken en versturen zitten in de dagelijkse werkzaamheden verweven. Door schriftelijk/digitaal te communiceren worden afspraken en vervolgacties meteen gedocumenteerd. In sommige situaties is dat een echte must. Zeker als je acties per mail uitzet om daarop de vervolgactie voor jouzelf of een team terug te krijgen. Nadat er op “verzenden” is gedrukt is het dan nog een kwestie van wachten op die reactie. En dat wachten kan soms erg lang duren. Zeker als door het uitblijven van een reactie het werk stagneert.
Grip op je mailbox
Vanwege het samenbrengen van diverse informatiestromen is het prettig om grip op je mailbox en de daaruit voortvloeiende acties te krijgen. Hoe handig zou het zijn als je geautomatiseerd antwoord kreeg op op de volgende vragen: “Is mijn email al gelezen? Is de bijlage geopend? Is mijn mail überhaupt aangekomen? Waar ging de vorige mailwisseling over? Wat is de functie van persoon in kwestie?”. Allemaal vragen die menig professional zichzelf met enige regelmaat zal stellen. Zeker weten dat een mail is aangekomen en of deze al is geopend maakt dat je veel gerichter te werk kunt gaan met de follow-up. Veel sales mensen maken al gebruik van deze technologie maar ook voor jou als Assistant kan het je mail follow up een stuk efficiënter maken.
Inzage met Sidekick
Sidekick is een gratis tool die je laat weten of een mail is geopend. En niet alleen dat is met deze tool mogelijk, ook zaken als titel, bedrijf, social media profielen en laatste tweets zijn met Sidekick zichtbaar. Heel handig. Zo ben je altijd up tot date.
Sidekick integreert met Gmail, Outlook, Outlook.com, Apple Mail, Salesforce (een veelgebruikt CRM systeem) en Hubspot (een Marketing Automation tool).
Wanneer je Sidekick koppelt aan je mailaccounts zie je ook oudere mailwisselingen en de laatste tweets. Sidekick is toegankelijk via de Sidekick app of gewoon op de desktop. In Google Chrome kun je de extensie downloaden waarmee je heel eenvoudig je activity stream kunt inzien.
Ik ben heel benieuwd naar jouw ervaring met Sidekick!
Heb sidekick uitgetest en vond het prettig werken. Kreeg echter problemen met het versturen van e-mail naar mijn webbouwer. Op zijn advies heb ik het weer uitgeschakeld. Heb jij geen problemen ondervonden?
Nee werkt bij mij perfect. Hoe lang geleden is het dat je het hebt getest? Ik gebruik het bij een opdrachtgever in combinatie met Hubspot. Echt super handig.
Begin augustus, dit jaar. Geen signalen dat er spam verstuurd wordt?
Nope