Ja, ook ik was ooit secretaresse. De eerste vijf jaar van mijn loopbaan – en ik heb er geweldig veel in geleerd. Over samenwerken, productiviteit, mensen en hun ‘dingetjes’, over interne communicatie, personeelsmanagement, het gebruik van computers, projectmanagement, het filteren en ordenen van informatie… Een prachtige basis. Toch ben ik iets anders gaan doen, bewust buiten de organisatie waar ik werkte. Want die plakker op je hoofd die vertelt dat je secretaresse bent… Die zit met supersterke lijm vast, lijkt het wel.
Beeldvorming over wat een secretaresse is en kan is heel hardnekkig. Wie met enig dédain een secretaresse vraagt om koffie, is tegenwoordig goddank in de minderheid. Helaas is de groep die de secretaresse vraagt om haar input en visie dat óók nog steeds. Sommige mensen blijven je zien als rechterhand en vergeten dat daar ook een hoofd aan vast zit – een hoofd met een flinke eigen ambitie, in veel gevallen.
Mijn ervaring is dat wisselen van werkgever een betere kans geeft om geaccepteerd te worden in een andere functie. Dat verloopt meestal makkelijker dan wisselen van pet binnen één bedrijf. Er zullen altijd mensen zijn die denken ‘Ach, zij was toch secretaresse?’ en daarmee je al snel het gevoel geven dat je daarmee gediskwalificeerd bent voor een meer inhoudelijke functie. (Jammer genoeg zegt dat vooral iets over de onbekendheid met de eisen die worden gesteld aan een secretaresse vandaag de dag… Maar toch.)
Wat wel in je voordeel kan werken, is het opdoen van projectervaring op de gebieden die je interessant vindt en waar je goed in bent – dat laatste is meestal bijna hetzelfde, net als je op school voor leuke vakken betere cijfers haalde.
Het is zaak om professioneel om te gaan met mensen die je liever altijd als secretaresse willen blijven zien. Het kan immers ook een compliment zijn: omdat ze je heel goed vinden in wat je doet en liever niet hebben dat jij als waardevolle kracht verdwijnt.
In dat geval is het slim om een lange termijnstrategie te bedenken richting je gewenste functie en daarbij vooral je eigen vervanging niet uit het oog te verliezen. Is er iemand met een meer junior profiel dan jij die je kunt opleiden om op termijn jouw rol over te nemen?
Ga je echt solliciteren op een functie buiten de deur, kijk dan hoe je je huidige functie zo kunt belichten dat de relevante taken en eigenschappen naar voren komen. Vertel dus niet alleen maar wat je functietitel was, maar vooral ook wat die dagelijks inhield.
Het is niet slim om jezelf Facility Manager te noemen als je enige taak was de voorraad kantoorartikelen op peil te houden. Het is wél slim om aan te geven dat dit vakgebied jouw bijzondere interesse heeft en je een verbeterproject bent gestart om besparingen in de uitgave aan kantoorartikelen te realiseren.
Vier tips om een switch in aandachtsgebieden makkelijker te maken:
- Vertel wat je leuk vindt. Niemand ziet aan je hoofd dat je je graag wil ontwikkelen in het communicatievak. Dat zul je toch echt moeten melden, in onomwonden termen.
- Zoek contact met mensen in de organisatie die doen wat jij wilt doen. Daarvan kun je op allerlei manieren leren; bijvoorbeeld door hen uit te vragen over hun weg naar deze functie (opleidingen, eerder werk) maar ook door hen te vragen je bij projecten te betrekken.
- Zoek actief naar lopende projecten in de organisatie die jou interesseren. Je zit vanuit je functie waarschijnlijk bij een aantal overlegsituaties. Wat zit er aan te komen? Wat staat er op stapel en waar kun jij een taak naar je toe trekken?
- Kijk hoe je je ontwikkelpunten kunt vertalen in concrete opleidingen waar je lang iets aan hebt. Zo is een goede training projectmanagement op de langere termijn in brede zin bruikbaar, meer dan een bezoek aan een congres over je vakgebied. Dat laatste is wel heel nuttig als je verdieping zoekt in je vakgebied of als je je wilt specialiseren, maar nog niet weet waarin.
Tekst: Karen Visser
Karen Visser is werkplektrainer en professional organizer en leert mensen op allerlei niveaus slim omgaan met tijd, taken en ruimte. Vanuit haar bedrijf New Broom geeft ze sinds 2009 trainingen en workshops over effectiever en efficiënter werken.
Met haar programma ‘New Broom Grip Op Je Werk’ helpt ze professionals om meer grip te krijgen op hun werk, zodat niet de waan van de dag maar zijzelf baas zijn over waar hun aandacht, tijd en energie naartoe gaat.
Haar expertise wordt daarnaast ook ingezet bij de implementatie van Het Nieuwe Werken in organisaties. Karen is trainer bij Vakmedianet/Management Support. New Broom is lid van de Nederlandse Beroepsvereniging van Professional Organizers (NBPO).
