De secretaresse en interculturele communicatie – deel 1

Waarom kan je in bepaalde landen nooit iemand bereiken op vrijdag? Waarom was het bloemetje dat je stuurde naar een zakenrelatie ongepast? Wat is het zakelijke kledingvoorschrift voor vrouwen? Kan je in dit land als vrouw zelf bij de bakker brood bestellen? 

Interculturele communicatie is de communicatie tussen personen met verschillende culturele achtergronden. Op een kantoor werken met verschillende culturele achtergronden is heel interessant, je leert ontzettend veel van elkaar. Ook als secretaresse is het belangrijk je deze culturele verschillen eigen te maken en te weten hoe je die kennis kan inzetten in de dagelijkse werkzaamheden. Als jij je manager hierover goed kunt instrueren, draag je bij aan een geslaagde ontmoeting met de klant en heb je ongemerkt een bijdrage geleverd aan het salesproces.

Even snel bijpraten is er niet bij

Stel je hebt voor je manager een lunch gepland met een internationale gast. Ik blokkeer hiervoor dan minstens twee uur in de agenda. Ik maak geen reservering voor lunch in het bistrootje op de hoek, maar in een zakelijk restaurant of hotel, waar de sfeer zakelijk is en ze de tijd kunnen nemen om uitgebreid te praten. Vaak wordt er eerst nog wat gezellig gekletst voordat er over gegaan kan worden op zaken. Maar houdt er ook rekening mee dat je manager later terug kan komen van deze lunch.

Hand schudden of knikken

De secretaresse en interculturele communicatie
klik om te vergroten
  • In tegenstelling tot in Nederland wordt er in het buitenland veel meer waarde gehecht aan netwerken. Een netwerk opbouwen en onderhouden werkt het beste door tijdens een lunch en/of diner te vergaderen.
  • In Nederland nemen we het altijd heel nauw met de tijd, je kunt voor een vergadering niet meer dan vijf minuten te laat komen. In het buitenland is de speelruimte in de tijd veel groter.
  • Zorg dat je manager een geschenk mee heeft om deze aan zijn contacten te overhandigen, denk aan iets typisch Nederlands, bijvoorbeeld een delfts blauwe schaal.
  • Houdt rekening met nationale en internationale feestdagen bij het plannen van afspraken.
  • In Nederland is er een kleine machtsafstand (zie de landenvergelijking). We zien weinig ongelijkheid en zien leidinggevenden steeds meer als gelijken dan als personen met meer macht. In het buitenland zijn hiërarchische verschillen nog vaak een stuk groter.
  • Als je die buitenlandse gast bij de receptie ophaalt, bedenk dan hoe je deze gast welkom moet heten, kan je deze man een hand kan schudden als welkom gebaar? Of misschien moet je wel buigen naar de gast?

Natuurlijk zijn deze cultuurverschillen relatief. Ook binnen een land of stad zijn er cultuurverschillen. Zelfs binnen Nederland kan je hier mee te maken krijgen.

Meer weten over interculturele communicatie? Lees er meer over in het volgende artikel.

Cynthia Lakerveld is haar loopbaan begonnen bij een internationale organisatie en doorgegroeid van afdelingssecretaresse via directiesecretaresse naar hoofd bedrijfsbureau. Op dit moment is zij werkzaam als Assistant in Caïro, Egypte. Naast haar drukke baan heeft ze onlangs de opleiding hbo-officemanagement succesvol afgerond. Je kunt Cynthia volgen op Twitter of connecten op LinkedIn.

2 REACTIES

  1. Ik vind het, gegeven de beperkte hoeveelheid tekst een goed geschreven artikel.
    Door de beperkte diepgang van het artikel blijf je bijna altijd hangen op het nivo van algemeenheden.

    Interessant is ook om het lage machtafstands-perspectief van de secretaresse te nemen. Toont meteen de lage score van Nederland hier op aan.

LAAT EEN REACTIE ACHTER

Please enter your comment!
Please enter your name here