De mobiele assistent, deel 3

Nu heb je de keuze gemaakt voor het ecosysteem, je hebt je apparaat uitgezocht. En nu? Nu wil je er natuurlijk mee werken! Dus wat heb je nodig?

Software (apps)

Een Office-achtig pakket met minimaal een tekstverwerker, een spreadsheetprogramma en een programma om presentaties mee te maken. Op dit moment is de “echte” Office alleen beschikbaar (en voorgeïnstalleerd) op de Windows RT tablets. Voor de andere platforms zijn er office-achtige pakketten beschikbaar. Ik heb twee pakketten op Android geprobeerd, maar het is het allemaal net niet. In beide gevallen was de conversie van documenten naar het reguliere Office op de pc een drama, wat de productiviteit aanzienlijk verlaagt. Voor de iPad zijn er verschillende – betaalde – opties, maar ook die hebben conversieproblemen. Zelfs als het van de iPad naar een iMac (of ander Apple apparaat) wordt gestuurd. Wel gaan er geruchten dat er binnenkort een Microsoft Office Suite voor de iPad verkrijgbaar is, even geduld nog.

Een goed emailprogramma is ook belangrijk. Immers, als je mobiel bent, is mail een belangrijk middel om in contact te blijven met de rest van het kantoor? Uiteraard moet je emailprogramma ook meerdere accounts ondersteunen en je moet kunnen zien of een bericht een zakelijk of privébericht is. Bij de email hoort natuurlijk een agenda. Liefst één die automatisch update met je werkagenda en waar je ook nog afspraken die via de mail worden gestuurd kunt accepteren. Heerlijk is dat. En helemaal geweldig is het wanneer je de verschillende afspraken voor werk en privé een eigen kleurtje kunt geven.

Bij de Windows RT tablets is de integratie tussen (IMAP) email en de agenda uitstekend. Het enige nadeel is dat de Windows RT agenda alleen de eigen (Outlook.com) agenda toont. Je zult dan ook wat truken moeten uithalen alvorens je jouw werkagenda kunt zien. In de Windows 8 tablets kun je dit probleem opvangen door het gebruik van Outlook en de netwerkondersteuning die vanuit ICT geboden kan worden. De standaard applicaties voor email en agenda in Android en iOS laten hier nog een steekje vallen; een app kopen is een optie. Dit heb ik echter zelf nooit gedaan, dus ik durf niet te zeggen of het ook echt goed werkt. Wel heb ik een Groupwise-app voor iOS geconfigureerd. Hoewel ik het niet echt gebruikersvriendelijk vind, werkt het wel als het eenmaal goed staat.

Een productieve tablet heeft natuurlijk ook nog een app voor de verschillende cloudopslagplekken (bijvoorbeeld Dropbox, Skydrive of Google Drive) en minimaal een PDF lezer, maar liever een app waarin je ook direct notities kan maken in je pdf-bestand (een annotatie-app). Deze apps zijn inmiddels voor de drie grote platforms verkrijgbaar. iOS heeft o.a. iAnnotate, Android heeft o.a. PDF Builder 2 Pro (een zeer uitgebreid PDF-programma) en Windows RT heeft sinds kort NoteAnytime (ook te gebruiken op Windows 8).

Ook is het fijn als je – via wifi of een kabel – je documenten kunt laten zien via een projector (beamer) of tv-scherm.  Dit heb ik zelf nooit hoeven te doen, dus hiermee heb ik geen ervaring. Het hangt ook af van de randapparatuur in jouw bedrijf; hiervoor kun je beter contact opnemen met de ICT-afdeling. Sommige tablets hebben een mini-HDMI uitgang, dus met een verloopstukje en een HDMI kabel kun je jouw tablet aan de tv hangen. Een goede app om een presentatie mee te geven is voor iOS is er Keynote, voor Android is er Remote Presentation en Windows RT heeft Powerpoint RT.

Om in contact te blijven met je collega’s is er een Lync app (nuttig als je bedrijf een Sharepoint server heeft) en Skype. Beiden werken op de Android en Windows RT apparaten prima. Wat de ervaring is op de iPad weet ik niet. De betaalde variant van Skype ondersteunt teleconferencing met meerdere personen. Lync kun je ook gebruiken als je dit zelf niet hebt via een app die je kunt downloaden, maar dan moet degene die de uitnodiging verstuurt wel een full Lync versie hebben.

Accessoires

Voor alle tablets zijn voldoende accessoires verkrijgbaar, van extra laadkabel tot toetsenbord, al dan niet met een verloopstukje. Een goede sleeve en een toetsenbord behoren hierbij tot de belangrijkste accessoires.

de mobiele assistent 3 - Ontsecretaressen

Tot slot

Een mobiel OS werkt niet helemaal hetzelfde als een desktop OS. De twee systemen vergelijken is dan ook hetzelfde als de zon en maan vergelijken.

Bedenk of je een apparaat vooral privé of zakelijk wil gebruiken. Met name zakelijk gebruik vergt goed nadenken over de apps die je aankoopt, maar je er zijn voor alle besturingssystemen voldoende productieve apps beschikbaar, waardoor dit al geen verkoopargument meer hoeft te zijn. Denk goed na bij de aankoop van privé-apps op een zakelijk verkregen tablet. Er is een kans dat je de tablet weer moet inleveren of dat je voor je privétablet liever een ander ecosysteem hebt. Bespreek vooraf met je werkgever of je apps vergoed kunt krijgen.

Een ander punt van aandacht is of je eenvoudig en het liefst veilig je tablet aan het bedrijfsnetwerk kunt hangen, zodat je overal bij je bestanden kunt. Voor Windows RT tablets geldt dit minder, omdat deze voor privégebruik bestemd zijn, voor de Windows 8 tablets geldt deze beperking niet. Of het verder mogelijk is voor de andere tablets, is afhankelijk van de ondersteuning vanuit ICT.

Laat je niet leiden bij het kiezen van een zakelijke tablet door de fun-factor. Het is ook niet belangrijk of “iedereen er één heeft”, als je de keuze hebt. Dit geldt ook voor je privétablet die je zakelijk wilt gebruiken. Jij moet er het nut van inzien, wat een ander ervan vindt is absoluut niet belangrijk.

Op internet is heel veel informatie te vinden over de diverse tablets. Laat je niet afschrikken door de zogenaamde fanboys / fangirls of de bashers. Filter de informatie die jij belangrijk vindt en ga naar de winkel om verschillende apparaten echt in handen te hebben. Persoonlijke ervaring is toch het allerbeste.

Bijna 20 jaar ervaring als ondersteuner op afdelingen, voor het management en directies en als key account representative in de logistieke sector (opslag en distributie), maar is nog steeds niet uitgeleerd. Is sinds kort werkzaam als medewerker servicecoördinatie op een ICT-afdeling. Gelooft in vooruitgang en kennisoverdracht. Heeft een eigen mening en haar lijfspreuk is dan ook: "als je nergens voor staat, val je voor alles". Je kunt Janneke volgen op Twitter of connecten op LinkedIn.

LAAT EEN REACTIE ACHTER

Please enter your comment!
Please enter your name here