Als secretaresse zit je in een positie waarin je heel veel hoort en ziet. Informatie die je niet altijd door kunt of wilt geven; informatie die je selecteert, verwerkt en als dat nodig is toepast. Waar liggen de grenzen van je professionaliteit? Een betoog voor enige afstand.
Secretaresses zijn ook mensen. En dus ook wel eens nieuwsgierig, of bezig met een onderwerp dat eigenlijk niet rechtstreeks te maken heeft met je werk of met je organisatie. Heerlijk toch, even op Facebook lezen dat het kind van een vriendin zijn A-diploma heeft gehaald?
En het is niet meer dan normaal dat je op een maandagochtend met je collega’s praat over wat je dat weekend hebt gedaan. We zijn tenslotte geen robots. Toch zijn er drie valkuilen waar ik secretaresses – met name de meer junior professionals – in zie trappen.
Valkuil 1: Meegaan in de verzuiling.
In veel organisaties zie je het: afdelingen met heldere grenzen als het gaat om informatie delen, verjaardagen vieren of samenwerken. Er is een vastomlijnde ‘wij’ en ‘zij’. En die is niet bepaald flexibel; nieuwe medewerkers op een afdeling wordt meteen duidelijk gemaakt waar ze bij horen en hoe de verhoudingen liggen.
Zorg dat je als secretaresse boven die verzuiling blijft staan. Blijf met alle partijen op goede voet en laat je niet voor iemands karretje spannen. Het kan even duren voordat je door hebt hoe dit in elkaar steekt, maar een afwachtende houding kan zich op termijn fors terugbetalen.
Allianties die je te snel aangaat, kunnen je later beperken in wat je hoort of wat je gedaan krijgt in de organisatie. Luister naar alle verhalen, maar blijf zelf ‘actief zwijgen’.
Valkuil 2: Het achterste van je tong laten zien.
Het is afhankelijk van de cultuur van een organisatie, maar over het algemeen kun je beter aan de conservatieve kant van de lijn zitten als het gaat om het delen van persoonlijke informatie en van je mening over gevoelige kwesties. Als je vader onlangs is ontslagen op een vervelende manier, en je daarover uitgebreid hebt geventileerd, wordt het lastig om neutraal te blijven als Mark van de binnendienst hetzelfde dreigt te overkomen.
En wat is er online over je te vinden? Word je wel of niet vrienden op Facebook met alle collega’s die daarnaar vragen? Het is goed om daarin een lijn te trekken. Bijvoorbeeld wel collega-secretaresses, maar niet iedereen van de financiële administratie. Of gewoon helder – helemaal niemand van je werk.
Valkuil 3: de korte termijn verkiezen boven de lange termijn.
Best lastig, als je ergens heel boos over bent, of heel verontwaardigd, of heel enthousiast. Dan is de verleiding groot om meteen te reageren, snel maatregelen te nemen of nu een knoop door te hakken.
Blijf nadenken over hoe dit in een groter plaatje past en wat de gevolgen zijn van het verder vertellen van wat je hoorde. Je werkt nu eenmaal in een bredere context.
Probeer altijd de lange termijn in het oog te houden. Wat wil je bereiken? Lukt dat hiermee, of is het slimmer om je nu even in te houden en dit op een andere manier in te steken?
Ook wanneer je van een medewerker informatie hoort die bij je leidinggevende thuishoort is het niet altijd verstandig om dit te delen. Misschien kun je beter iemand tegen zichzelf in bescherming nemen.
