Ja dat lees je goed. Dat is een conclusie die je kunt trekken uit de twee eerder in november verschenen artikelen over de toekomst van de secretaresse of assistent. Eerder hoorden we de assistent van de toekomst is een co-manager, is hbo geschoold, luistert naar zijn of haar innerlijk compas, kan coachen, denkt steeds meer mee, werkt op afstand, haalt geen koffie en nog veel meer goedbedoelde – meer van hetzelfde – uitspraken door specialisten. Ik moet er deze keer erg om lachen want de ene secretaressespecialist beweert we gaan linksaf en de andere zegt dat we rechtsaf moeten.
Maar is dit nou wel om te lachen? Nee eigenlijk niet. Het is best wel een kwalijke zaak. Waarom? Omdat men over het algemeen gelooft en opvolgt wat de gevestigde orde beweert. Maar je moet niet vergeten dat wanneer iemand iets roept, deze echt niet snel in eigen kerk zal vloeken. Of was het parochie? Anyhow…. Dergelijke artikelen en uitspraken kun je beter met een korreltje zout nemen. De secretaressebranche is nog steeds sterk in beweging. Dat blijft voorlopig ook nog zo.
Meer van hetzelfde
Ik geloof dat je er als secretaresse goed aan doet wendbaar te zijn en je te verdiepen in veranderende organisatiestructuren en in het ondernemerschap. Ga onderzoeken waar je goed in bent en welke mogelijkheden er binnen jouw organisatie wel of niet zijn en trek daaruit je eigen conclusies. Het aantal secretariële fte daalt nog altijd. Veel secretaresses zijn werkloos.
En over werklozen gesproken. Laten we eerst eens inzoomen op dit – meer van hetzelfde verhaal – artikel Ze haalt alleen geen koffie voor de baas dat over de veranderende rol van de secretaresse gaat. In de laatste alinea wordt de VA, een Virtual Assistant die ondersteuning op afstand biedt, weggezet als werkloze eenpitter.
Volgens Scheltema zijn assistenten alleskunners die het kantoor draaiend houden, variërend van de communicatie en faciliteitsmanagement tot databeheer. „De assistent loopt over de afdeling, vormt de oren en ogen van de manager wanneer die op pad is.” Ondersteuning op afstand vindt Scheltema vooral iets voor werkloze eenpitters. „Er zijn genoeg oldschool secretaresses die nu thuis zitten en dit er graag bij willen doen.”
Ok. Er zit een kern van waarheid in want er zijn inderdaad veel secretariële zzp’ers die geen opdracht hebben maar werkloze eenpitter is wel heel erg kort door de bocht.
Wat is volgens jou een VA? En wat doet een VA? Ik heb daar waarschijnlijk een ander idee over dan jij. Het maakt mij niet uit wat een VA doet. Het is veel belangrijker dat iemand doet waar die goed in is en een bijdrage levert aan een hoger doel. Dat kan als eenpitter maar ook binnen een team.
Non-disclosure agreements
In het andere – nog meer van hetzelfde verhaal – artikel dat afgelopen maand verscheen wordt gesproken over non-disclosure agreements voor VA’s. Say what? Jazeker. VA’s hebben de toekomst en dat concept moet daarom zo snel mogelijk in het corporate keurslijf worden gegoten. In het artikel De secretaresse denkt steeds meer mee valt te lezen dat een VA of virtueel assistent soms voor meerdere managers werkt en dat dat allemaal kan vanwege de uitvoerige non-disclosure agreements. Je weet wel. Geheimhoudingsverklaring, NDA.
In plaats van iemand die aan zijn of haar bureau staat, heeft de manager iemand die op afstand de werkzaamheden oppakt en verzorgt. Zo’n assistant werkt soms voor drie of vier managers tegelijk, hetzij binnen hetzelfde bedrijf, hetzij voor verschillende bedrijven in dezelfde sector’, vertelt Van Happen. Uitvoerige ‘non-disclosure agreements’ zorgen ervoor dat gevoelige bedrijfsinformatie geheim blijft.
Pfffff ik zou er al geen zin meer in hebben. Dus uitvoerige NDA’s zijn nodig om dit allemaal mogelijk te maken? Ik weet het niet. Als professional kun je je het hoogstens 1 keer permitteren om het vertrouwen te beschamen. Daarna ben je gewoon “out of business”. Dikke contracten, uitvoerige geheimhoudingsverklaringen en concurrentiebedingen zijn niet meer van deze tijd.
VA bureau binnen de bestaande organisatie
Ik geloof zeker in het concept VA. Ook als eenpitter en zeker ook zonder non-disclosure agreements. En ik geloof dat een zelfsturend team van VA’s echt goud in handen heeft.
Stel een organisatie heeft meerdere secretaresses in dienst maar niet meer voldoende werk om te rechtvaardigen dat deze allemaal voor 40 uur op de payrol blijven staan. Wat gebeurt er dan? Een heleboel. En vaak kost dat een hoop geld en eindigen de secretaresses zonder baan.
Maar wat nou als een secretariaat dat voor nog maar 24 of 32 uur per week werk heeft van de eigen organisatie zelf op zoek gaat naar werk van buiten de organisatie? Een businessmodel binnen een businessmodel. Een secretariële dienstverlener binnen een “old school” secretariaat gerund door de secretaresses zelf. Supercool!
Het secretariaat opnieuw uitvinden
Met een VA bureau binnen de bestaande organisatie hoeft in theorie helemaal niemand van het secretariaat zijn of haar baan te verliezen. En dit gaat pas echt over innoveren, werkzaam zijn binnen het primaire proces, gebruik maken van de kennis en expertise van het individu en van het team. Dus is dat niet waar we ons eigenlijk mee zouden moeten bezighouden in plaats van – meer van hetzelfde aangeboden als – nieuwe wijn in oude zakken?
Ik heb dergelijke constructies al gezien en er ook al over mogen adviseren. De assistent van de toekomst is helemaal geen werkloze eenpitter maar een professional die ook nog eens omzet weet te genereren. En als een assistent in de toekomst dingen kan en blijft kunnen die Siri en Clara niet kunnen, komt het allemaal dik in orde.
Dus laat je niet leiden of ontmoedigen door alle – meer van hetzelfde – verhalen. Innoveren doe je zelf. Het gebeurt al.
Meer weten? Bel me gerust eens op.
Stof tot nadenken dus. Er zullen heus bedrijven blijven bestaan waar tijd- en plaatsonafhankelijk werken niet geheel mogelijk is. Maar hoe ziet de heer Scheltema ‘old school secretaresses’ virtueel werken? Die passen dan toch juist bij ‘old school bedrijven’ lijkt me. VA’s lijken mij ondernemende zelfstandige mensen die goed zelfstandig en onafhankelijk kunnen werken. En waarom zouden old school secretaresses die omslag niet kunnen maken?
Het punt van de NDA stemt me nog somberder. Als zzp-er krijg ik soms te maken met – in mijn ogen – redelijk pittige contracten van tussenpartijen. Voorbeelden kan ik genoeg geven, maar interessanter vind ik eigenlijk hoe het andersom is geregeld. Wie zegt mij dat een tussenpersoon vertrouwelijk met mijn gegevens omgaat? En hoe gaan zij om met de gegevens van hun klanten? Hoe waarborgen ze dat? En zoals je al aangeeft, waarom zou ik in hemelsnaam riskeren om het vertrouwen te beschamen en daardoor op de zwarte lijst terecht te komen?
En sorry hoor, maar begrijp ik het nou niet? Als secretaresse is eigenlijk alles wat je doet doordrenkt van discretie! Of je nu in loondienst bent, tijdelijk ergens werkt en voor 1 of meerdere klanten werkt. Zoals de waard is vertrouwt hij zijn gasten nietwaar? Een NDA is een schijnveiligheid. Gebakken lucht.