BYOD of CYOD, of ‘gewoon’ ICT?

Het sijpelt langzaam het bedrijfsleven in: BYOD of CYOD. Dit zijn afkortingen voor Bring Your Own Device of Choose Your Own Device, waarbij het om mobiele apparatuur gaat. In het geval van BYOD nemen de werknemers hun eigen – mobiele – apparatuur mee. Mobiele telefoons, tablet pc’s, laptops. In het geval van CYOD stelt het bedrijf een ‘winkel’ samen, bepaalt het budget en de vernieuwingsfrequentie en laat de werknemer uit deze ‘winkel’ kiezen. Beide opties hebben voor- en nadelen en het maken van een protocol kan best lastig zijn. Dit is een nieuwe uitdaging, met name voor de ICT-afdeling. Maar ook jij kunt ermee te maken krijgen. 

BYOD - ontsecretaressen De meeste bedrijven hebben een ICT-protocol, al dan niet uitgebreid. Vaak is dat nog gebaseerd op vaste werkstations (pc’s) waar vaste personen aan werken en erg gedateerd. Zelfs al heb je een eigen werkplek, dan neem je toch vaak je eigen telefoon mee waar je prima jouw werkmail op kunt checken. En je gebruikt je tablet daar ook voor. Bovendien lees je vast wel eens werkdocumenten op je tablet want die is daar veel geschikter voor dan je smartphone. Vreemd dat ICT protocollen niet geüpdated worden.

ICT

Hoewel veel bedrijven een ICT-afdeling, compleet met manager, hebben, gebeurt het in kleine bedrijven nog wel eens dat het overzicht van de infrastructuur is neergelegd bij de office manager of facilitair manager. In het eerste geval zal de ICT-manager of de CIO een adviserende rol hebben. Maar het is ook niet ondenkbaar dat jou wordt gevraagd mee te denken.

Aanpassingen kunnen meestal niet zonder investeringen. De infrastructuur en programmatuur moeten geschikt zijn of worden gemaakt voor een mobielere werkomgeving, werknemers zullen eenvoudiger de werkbestanden moeten kunnen benaderen en bewerken (bij voorkeur zonder dat ze de bestanden eerst moeten opslaan op een eigen apparaat). Misschien zal er nieuwe programmatuur moeten worden aangeschaft of moeten bedrijfsapps worden geschreven. De ICT-afdeling zal het werkproces moeten herijken, met name op het gebied van ondersteuning.

Vergeet niet dat de gratis cloud oplossingen zoals bijvoorbeeld Dropbox en Google Drive dienen te worden meegenomen in de update. Er is namelijk een reden waarom mensen voor cloud oplossingen kiezen, maar dat is niet altijd de beste optie. Althans, niet als het om gevoelige documenten gaat.

HRM

Ook vanuit HRM is hier nog werk te verrichten. In het geval van CYOD dienen bijlagen te worden gemaakt op de CAO of de algemene arbeidsovereenkomst, waarin staat hoe de ‘winkel’ benaderd kan worden, wat er per medewerker beschikbaar is en hoe dit verrekend wordt.

Daarnaast kan HRM prima meedenken over het benaderen van vertrouwelijke bedrijfsdocumenten op mobiele apparatuur. Hoe dienen de medewerkers hiermee om te gaan? Wat hebben de medewerkers nodig om hier op de gewenste manier mee om te kunnen gaan? Zit er een boeteclausule op (in bepaalde situaties)? Kan dit juridisch in de bestaande arbeidsovereenkomst worden opgenomen? Hoe garandeer je een goede balans tussen werk en privé?

Concreet

Je weet nu een beetje waar je op kunt letten als jij de vraag krijgt om mee te denken over een protocol. In een dergelijk geval kun je het niet iedereen naar de zin maken, maar het is wel een uitstekende manier om vernieuwing in je bedrijf te kunnen bevorderen. Een nieuw tijdperk vraagt om vernieuwing van bestaande protocollen en denkwijzen. Dit gaat niet eens om vertrouwen, maar vooral ook om het duidelijk maken van de risico’s. Niet voor niets staan er berichten in de kranten van mensen die hun usb-stick of tablet zijn kwijtgeraakt, waarop allerlei vertrouwelijke documenten staan.

Jij weet wat je nodig hebt, want jij bent immers een gebruiker? Door er over mee te denken en jezelf er in te verdiepen, ga je begrijpen waar de ICT-afdeling tegen aan loopt en kun je meehelpen zoeken naar een oplossing waar iedereen mee uit de voeten kan.

Waar ga jij voor? BYOD, CYOD of ‘gewoon’ ICT?

Avatar
Bijna 20 jaar ervaring als ondersteuner op afdelingen, voor het management en directies en als key account representative in de logistieke sector (opslag en distributie), maar is nog steeds niet uitgeleerd. Is sinds kort werkzaam als medewerker servicecoördinatie op een ICT-afdeling. Gelooft in vooruitgang en kennisoverdracht. Heeft een eigen mening en haar lijfspreuk is dan ook: "als je nergens voor staat, val je voor alles". Je kunt Janneke volgen op Twitter of connecten op LinkedIn.

LAAT EEN REACTIE ACHTER

Please enter your comment!
Please enter your name here