Onze gehele samenleving is doordrenkt van beleidsregels bedacht door diverse bestuursorganen. Op zich een goede zaak om te leven volgens bepaalde regels. Bij calamiteiten en panieksituaties kan een leidraad zeker helpen. In het geval van een probleem vallen we terug op wat er in het beleid staat zodat we beheerst en ‘in control’ de juiste stappen zetten om het probleem op te lossen. We hoeven ons dan niet bezig te houden met de situatie, alleen maar een stappenplan te doorlopen. Het beleid wordt gevolgd want dat is zo met elkaar afgesproken. Heerlijk toch?
Laatst stond ik op een netwerkbijeenkomst en raakte in gesprek met een dame, die ik in dit artikel verder Nanette zal noemen. Nanette was net drie weken daarvoor op een nieuwe opdracht als PMO secretaresse (zoiets als management assistent in combinatie met het ondersteunen van enkele projectmanagers) voor de duur van een project gestart. Een ogenschijnlijk leuke inhoudelijke klus met een keurig tarief via een betrouwbaar intermediair.
Eenmaal gestart bleek Nanette niet voor een uitdagende PMO rol ingehuurd maar om de dagelijkse afwas van alle collega´s te doen en fungeerde ze als telefoniste/receptioniste. Het uit meer dan 60 personen bestaande projectteam schakelde – om zelf niet gestoord te worden – de mobiele telefoons steevast naar haar nummer door. De PMO rol was in werkelijkheid toch een beetje anders dan in de gesprekken was voorgedaan……..
Chef spoelkeuken
Na enig navragen bleek in het beleid te zijn opgenomen dat het secretariaat na een reorganisatie verantwoordelijk was gesteld voor werkzaamheden van receptionele en facilitaire aard. Klinkt goed zul je denken maar in werkelijkheid niet te combineren met de rol waarvoor Nanette werkelijk dacht te zijn aangenomen. Wat was de reden dat dit zo verliep? Waarom werd Nanette met haar staat van dienst dan met veel bombarie op deze functie gevraagd?
Het is toch zonde om na een langdurige selectieprocedure als zelfstandige aangenomen te worden in een PMO rol om daarna in je goede goed, op hoge hakken een paar uur per dag in de spoelkeuken te moeten staan? De werkzaamheden zoals contractueel vastgelegd waren in de verste verte niet te bekennen. Het bleek dus helemaal geen leuke uitdagende projectopdracht en Nanette heeft bij haar leidinggevende/contactpersoon aangegeven dat ze graag in gesprek wilde over de voortgang. Een gesprek is er, na twee keer verzetten, geweest maar functie-inhoudelijk bleek wegens beleidsredenen helaas geen verandering mogelijk. Beleidsredenen? De PMO werkzaamheden werden door de managers vervuld en niet door de secretaresse.
Nanette heeft na dit gesprek haar opdracht terug gegeven met het advies het beleid eens te heroverwegen en voor nu iemand te vinden die wel ingezet wil worden in de spoelkeuken en als receptioniste. Er was vast wel iemand te vinden die zonder valse voorwendselen dergelijke werkzaamheden graag zou oppakken. Of zat het beleid deze mogelijkheid soms in de weg?
Sjieke functie of naam?
De functie van secretaresse kent bij de voormalig opdrachtgever van Nanette vele benamingen. Waarschijnlijk zijn deze namen in het leven geroepen in de hoop iemand zo gek te krijgen om de afwas te komen doen. Een sjieke functienaam doet het toch leuk op je cv? Maar tijden veranderen, mensen willen helemaal geen sjieke functienaam. Mensen willen niet 8 uur per dag leeglopen op werkzaamheden die tot corveetaken behoren. Mensen willen voldoening halen uit hun werk en er energie van krijgen.
Op papier en tijdens de kennismakingsgesprekken leek de tijdelijke functie heel erg leuk maar in werkelijkheid was het een farce waar Nanette doodongelukkig van werd. Werken kan heel erg leuk zijn zodra al het onzinnige verdampt of wordt opgenomen in de processen waar iedereen verantwoordelijk voor is. Nanette wil net als ieder ander doen waar ze goed in is en een bijdrage leveren aan waarvoor ze was aangenomen.
De afwas is sinds het vertrek van Nanette niet meer gedaan want daar voelt nu niemand zich verantwoordelijk voor. De voormalig opdrachtgever van Nanette had ook naar aanleiding van het gesprek met Nanette het goede voorbeeld kunnen geven door zelf de afwas te doen. Leiding nemen is iets anders dan leiding geven. Maar ik weet niet zeker of beleid iets anders is dan debiel. Het zijn in ieder geval dezelfde letters “BeLeiD of DeBieL”.
Dit artikel werd voor het eerst gepubliceerd op 16 november 2011 en is herschreven en opnieuw gepubliceerd op 16 maart 2015.
Mooi artikel! Ik ben het met je eens dat het te gek voor woorden is om een duur betaalde kracht voor de afwas in te schakelen. Maar mensen zinvol aan het werk houden is helaas niet voor iedereen weg gelegd. Denk maar aan mensen die gedwongen worden te werken omdat ze anders gekort worden op hun uitkering. Die hebben geen keus om te stoppen als de baan geen voldoening geeft…
Vraag me wel af wat voor oplossing er gevonden wordt voor de afwas, plastic bekertjes?
Groet van d!
Minder managers is hier de enige oplossing. Hebben ze ook geen secretaressen nodig om het werk te doen. “Ontmanagen”
@Pieter: eens, maar zaken zijn nooit zo zwart-wit. Ook afdelingen hebben ze: de afdelingssecretaresse. En kleine bedrijven: de officemanager (vaak een eufenisme voor manusje van alles). Moet je dan de afdelingen en de kleine bedrijven ook maar afschaffen?
Het gaat hier om de invulling van de functie, meer nog dan om de functiebenaming, zoals ook uit het bovenstaande stukje blijkt. Hoe de functie-inhoud herzien wordt, is voor ieder bedrijf verschillend. Maar het is niet iets dat je alleen maar oplost door het afschaffen van managers.