Solliciteren doe je tegenwoordig vanuit je eigen vertrouwde omgeving met een videopitch. En ook een tweede gesprek kan gewoon via de webcam. Helemaal van nu en al behoorlijk geaccepteerd. Het bespaart de sollicitant en recruiter een hoop (reis)tijd èn geld. Lekker maatschappelijk verantwoord. Maar er blijkt een kink in de kabel. Videosolliciteren is bij wet verboden bevestigen de Autoriteit Persoonsgegevens en ICT-jurist Mr.ir. A. Engelfriet.
De Wet Bescherming Persoonsgegevens (WBP) verbiedt de verwerking van bijzondere persoonsgegevens. Tot bijzondere persoonsgegevens worden onder andere raskenmerken, de geloofsovertuiging en gezondheid van een persoon gerekend. Nu zijn raskenmerken van een persoon per definitie zichtbaar op beeldmateriaal en daaruit volgt dat de verwerking van foto’s en video’s bij wet verboden is. Enkele uitzonderingen daargelaten, zoals het verwerken van raskenmerken als dit bij wet verplicht is of als het positieve discriminatie of identificatie als doel heeft, zijn deze echter zelden van toepassing op videosolliciteren.
Wet naleven is iets anders dan wet handhaven
Engelfriet bevestigt: ‘Video- en fotobeelden van mensen zijn inderdaad bijzondere persoonsgegevens. Die mag je alleen verwerken met aparte toestemming of als het echt strikt noodzakelijk is voor een in de wet genoemde situatie. Bij een sollicitatie geldt dat zelden.’
De Autoriteit Persoonsgegevens (de handhaver van de wet) zegt niet alles te verbieden, maar wel bepaalde richtlijnen te hanteren. Deze richtlijnen komen er in de praktijk op neer dat sollicitanten de keuze moeten hebben om te solliciteren met video of foto of gewoon old school met een cv en motivatie zonder beeldmateriaal. En daarbij is een belangrijke voorwaarde dat de sollicitant op geen enkele manier het gevoel mag hebben dat het al dan niet insturen van een beeldmateriaal invloed heeft op de uitkomst van de selectieprocedure.
Dat laatste lijkt me een utopie. Natuurlijk heeft de sollicitant bij keuze voor een sollicitatiewijze al een bijsmaak. Niet alleen zal iemand die “het goed doet op beeld” beter scoren dan iemand die wat minder fotogeniek is, iemand die helemaal geen beeldmateriaal instuurt maakt geen enkele kans. Een recruiter kijkt gemiddeld 6 seconden naar een cv en volgens onderzoek aan de Harvard University wordt aan de hand van video al in 2 seconden een beeld van de kandidaat gevormd. Bij een slechte eerste indruk via video wordt het cv niet eens meer bekeken en bij geen video…… Onderop de stapel in een sollicitatieprocedure is nooit goed. Sollicitanten die durven op te vallen hebben een streepje voor. Dat is echt geen rocket science.
De wetgeving en richtlijnen voor de inzet van video in de selectieprocedure is vaak niet of onvolledig bekend bij aanbieders van video recruitment software en hun klanten in Nederland. Zij leven de wet en de richtlijnen van vrijblijvende keuze en zonder dwang niet na. En als daar al onzorgvuldig mee wordt omgegaan wat gebeurt er dan met al die ingestuurde videosollicitaties?
Correct verwerken persoonsgegevens
Eind 2014 deed het College Bescherming Persoonsgegevens (CBP), nu Autoriteit Persoonsgegevens, onderzoek naar overtreding van de WBP bij de verwerking van gegevens van uitzendkrachten. Zo werden er door uitzendbureaus al voor er een arbeidsrelatie werd aangegaan kopieën van identiteitsbewijzen opgevraagd en aan derden verstrekt. Ook werden persoonsgegevens niet tijdig vernietigd en soms wel meer dan 24 jaar bewaard. 24 jaar! Daar word je als sollicitant niet vrolijk van en is in strijd met de wet. En wat dacht je van de risico’s van identiteitsfraude door al die rondslingerende kopietjes van paspoorten en identiteitskaarten?
Zorg dat je als sollicitant goed op de hoogte bent van wat er met jouw persoonlijke gegevens gebeurt en wat de regels zijn. Meer over dit onderzoek in Uitzendbureaus verwerken gegevens uitzendkrachten in strijd met wet.
Wie is eigenaar van jouw videosollicitatie?
Laten we eens samen het proces van videosolliciteren doorlopen. Stel je voor je hebt een leuke functie gespot en wilt solliciteren. Dit kan alleen via een videosollicitatie. Nu moeten bij jou de wenkbrouwen gaan fronsen want dat is dus in strijd met de wet. Je moet namelijk ook kunnen solliciteren zonder video.
Maar ok, stel je kiest voor de videosollicitatie. Spannend, maar wat gebeurt er eigenlijk met het beeldmateriaal nadat het is ingestuurd. Heb je dat ergens kunnen achterhalen? Wordt jouw videosollicitatie of pitch eigendom van het bedrijf waar je hebt gesolliciteerd en gaan ze die aan derden tonen zonder jouw toestemming? Jouw videosollicitatie naar je eerste baan na 20 jaar nog steeds in het archief? OMG!
Heb jij nu een baan op het oog en kun je via de website alleen met video solliciteren? Dat mag dus eigenlijk niet. Bel de desbetreffende partij op en vraag naar een alternatieve procedure. Dat zijn ze verplicht. Je kunt als alternatief natuurlijk altijd een open sollicitiatie met motivatie sturen waarin je een videopitch opneemt die op een “eigen” kanaal achter een wachtwoord staat. (Open) sollicitatie verstuurd? Altijd nabellen. Succes!
Inspiratiebron voor dit artikel
Beste Léontine, bedankt voor je artikel over dit onderwerp. Ik werd onlangs geattendeerd op je artikel. Goed dat je aandacht geeft aan dit belangrijke onderwerp.
Helaas klopt je volgende opmerking niet: “De wetgeving en richtlijnen voor de inzet van video in de selectieprocedure is niet bekend bij aanbieders van video recruitment software (zoals bijvoorbeeld Cammio) en hun klanten in Nederland. Zij leven de wet en de richtlijnen van vrijblijvende keuze en zonder dwang helemaal niet na.”
Een video interview is wel degelijk toegestaan als onderdeel van de sollicitatieprocedure en wij adviseren onze opdrachtgevers dan ook duidelijk hoe men binnen de bestaande wet- en regelgeving video recruitment in kan zetten. Belangrijk is dat het doel niet is om bijzondere persoonskenmerken te verzamelen (en er duidelijk wordt gemaakt waar dan wel op wordt geselecteerd) en video recruitment als een duidelijke selectiestap wordt ingezet met instemming van de kandidaat. Het hangt er natuurlijk ook vanaf in welk deel van de procedure video interviews worden gebruikt (optioneel in het formulier of ter vervanging van een eerste – telefonisch – interview). Onze opdrachtgevers zoals de EU en het Europese Hof van Justitie, hebben zich gelukkig goed laten adviseren en beschikken zelf ook de nodige juridische kennis. Zij zetten al enige tijd succesvol en volledig legitiem video recruitment in binnen hun selectieprocedure.
Beste Walter,
Dank voor je uitgebreide reactie. Ik heb de specifieke vermelding van Cammio als aanbieder uit de tekst verwijderd. Point taken!
Videosolliciteren ligt binnen de secretariële branche gevoelig. De markt en het beroep staan onder druk. Sollicitanten moeten kritisch blijven kijken naar sollicitatieprocedures. Met name via bemiddelaars. Moet je bij de een met videosollicitatie solliciteren en zijn de spelregels niet transparant? Dezelfde vacature wordt vaak ook door een concurrent aangeboden.
Dit artikel is in januari van dit jaar geplaatst. Hierna zijn er binnen de secretariële (uitzend)branche al zaken aangescherpt. Dat is mooi om te zien.
mvg
Léontine