Trendsverwachting secretaresse

In 2011 werd de trendsverwachting voor de secretaresse op BNR door Richard en Lieke Lamb afgegeven. Hierin werd uitgelegd en benadrukt dat met de verregaande digitalisering het secretaressevak in sneltreinvaart aan het veranderen is en dat de inhoud van het secretaressevak en scholing opnieuw op elkaar zouden moeten worden afgestemd. Tijd voor een update.

Functienaam

De discussie over een passende functienaam en de vele synoniemen die eind 2010 en begin 2011 hevig oplaaide is bekoeld. Dat een functienaam niets toevoegt aan de inhoud van de rol heeft menig secretaresse inmiddels zelf mogen ondervinden. De klassieke of authentieke secretaresse is bezig zich te transformeren richting een betere versie waarbij het concept secretaresse overeind blijft. De vraag is dus niet meer hoe de secretaresse zich moet noemen maar waar de meerwaarde van de verbeterde secretaresse zit in onze participatiesamenleving. Functieverbreding, ontwikkeling van hbo-competenties en verdere specialisering zijn daarbij onontbeerlijk.

Opleiding en werkgelegenheid

werkloosheid - prognose 2014
klik om de OECD prognose te vergroten

De secretariële banen zijn de afgelopen jaren onder druk komen te staan. Bij het kiezen van een secretariële opleiding is het op dit moment raadzaam om te kijken naar en hoe de kansen op de arbeidsmarkt zijn.
In 2011 waren er ruim 326.000 arbeidsplaatsen voor secretaresses. Vorig jaar is dat aantal sterk gedaald naar 303.000 arbeidsplaatsen. Dat is een afname van 7,05%. De krimp van het aantal arbeidsplaatsen op hbo-niveau is 0,42 % minder dan de krimp op mbo-niveau. Volgens de werkloosheidscijfers van het OECD valt voorzichtig te concluderen dat er dit jaar zeker geen stijging van het aantal arbeidsplaatsen heeft plaatsgevonden en er in 2014 een nog verdere daling wordt verwacht.

Arbeidsplaatsen

2011

2012

Afname

Percentage

Prognose 2013

Totaal

326.000

303.000

23.000

7,05%

< 290.000

Mbo-niveau

296.000

275.000

21.000

7,09%

< 260.000

Hbo-niveau

30.000

28.000

2.000

6,67%

< 27.000

bron Ecabo

Instituut Schoevers, dat onlangs haar 100-jarig bestaan vierde, adverteert met een 100% baangarantie. Dit is erg in tegenspraak met bovenstaande cijfers en de alarmerende werkloosheidscijfers onder pas afgestudeerden van het CBS.

kans op een baan - ROC
klik om te vergroten

De website van het ROC laat in alle eerlijkheid zien dat het vinden van een baan op dit moment voor directiesecretaresses en managementassistenten (niveau 4) erg onzeker is.

Stage volgen is in deze tijd echter geen enkel probleem. Wellicht valt een stage ook onder de baangarantie die Schoevers afgeeft want de website leert dat de baangarantie slechts een baan betreft voor de duur van minimaal 4 maanden en er gelden aanvullende voorwaarden.

Social learning

Zoals ook al in de trendsverwachting van 2011 werd vermeld, is een secretaresse met een secretaresse diploma er echt niet meer zomaar. Alle opleiders hebben te kampen met een stevige mismatch op de arbeidsmarkt en het aantal arbeidsplaatsen blijft vooralsnog verder krimpen.
De secretaresse zal ook in 2014 zelf zorg moeten dragen voor de ontwikkeling van vaardigheden en het verwerven van relevante kennis. Door gebrek aan opleidingsbudget zal de secretaresse gaan zoeken naar alternatieve leermethoden.
Social learning, leren met en van elkaar, en e-learning worden in 2014 door de secretaresse meer benut en ingezet voor het verwerven van nieuwe kennis en vaardigheden.

Virtuele secretaresse bureaus

Een andere duidelijke trend onder secretaresses is het opzetten van een (freelance) virtueel secretaressebureau waarbij administratieve ondersteuning op afstand wordt aangeboden. Het aantal zzp-ers groeit nog altijd explosief en velen besteden administratief en secretarieel werk graag uit. Deze bureaus staan echter al onder druk vanwege het groot aantal buitenlandse aanbieders van virtuele ondersteuning die hetzelfde administratieve en secretariële werk verrichten voor minder dan € 2 euro per uur. Daar valt met de Nederlandse tarieven niet tegenop te concurreren. Het definitieve einde van uitvoerend repetitief secretarieel werk in Nederland is nu binnen enkele jaren een feit.

Social Media

Social media is een verzamelbegrip voor internet-toepassingen, weblogs en online platformen waarmee het mogelijk is om op een snelle manier informatie te delen. Het wordt gekenmerkt door interactie en dialoog tussen de gebruikers onderling. Met name de sociale netwerken zoals Twitter, Facebook, LinkedIn, Pinterest en Google+ zijn bekend onder de noemer sociale media.
Rondom onderwerpen, personen en bedrijven ontstaan communities waarbinnen deze wirwar aan online informatie wordt gestroomlijnd en kennis en interesses gedeeld. De secretaresse die bekend is met de diverse sociale media kan een rol spelen als stroomlijner, signaleerder, archiveerder of liever tagger etc etc. Kortom de secretaresse kan een bijdrage leveren als community manager (supporter).

Projectondersteuning

De secretaresse in projectenland is al geruime tijd een hype. De Prince2 foundations werden op grote schaal behaald en trots aan cv’s toegevoegd maar het werk bleef uit. De gedachte dat een certificaat de secretaresse naar ander werk ging begeleiden bleek voor velen niet realistisch. Toch is er wel degelijk een rol voor de secretaresse te zien binnen projecten omdat het staande karakter van organisaties steeds verder afneemt. En ook de integratie van social media in projectcommunicatie is een trend voor 2014.

Projectmanagement neemt een steeds grotere vlucht binnen organisaties. Er wordt vaker gewerkt vanuit een tijdelijke projectorganisatie aan een vooraf gedefinieerd projectresultaat. Vanwege het unieke karakter van projecten is er een grotere mate van onzekerheid dan bij routinematige werkzaamheden die in de staande organisatie plaatsvinden. De staande organisatie maakt plaats voor een dynamische werkomgeving waar “Agile” werken (lenig en flexibel) het toverwoord lijkt.

Nieuwe skills en disciplines

De trends voor de secretaresse zoals waargenomen in 2011 zetten door. De “verbeterde” secretaresse is een secretaresse die wegwijs is in de nieuwe media en nieuwe kennis zelfstandig kan opdoen via social learning. De secretaresse doet er goed aan zich te ontwikkelen op hbo-competenties die nodig zijn in een hbo-werkveld;

Analytisch vermogen
Het vermogen om ingewikkelde verschijnselen of problemen uit elkaar te rafelen in de belangrijkste hoofd- en bijzaken om te begrijpen hoe deze verschijnselen of problemen in elkaar zitten.

Probleemoplossend vermogen
Het vermogen om problemen op grond van analyse te verduidelijken en aan te pakken.

Communicatief vermogen
Het vermogen om een boodschap over te brengen.

Samenwerkend vermogen
Het vermogen om het eigen gedrag functioneel af te stemmen op anderen.

Sturend vermogen
Het vermogen om het eigen handelen en dat van anderen doelgericht af te stemmen op doelen en werk- en leerprocessen die daarmee samenhangen.

Lerend vermogen
Het vermogen om te leren van ervaringen en deze toe te passen in nieuwe situaties en anticipeert op eisen die eventueel gesteld gaan worden, zowel in het huidige als in het toekomstig functioneren.

Tot slot

#ONTSECRETARESSEN gelooft in de toegevoegde waarde van het concept secretaresse en heeft dit artikel met de beste bedoelingen en geheel op eigen initiatief samengesteld. De prognose voor de authentieke secretaresse kan als beangstigend worden ervaren. De trend die is ingezet is een gevolg van het onomkeerbare proces dat onder meer door Het Nieuwe Werken is geïnitieerd. De prognose voor de “verbeterde” secretaresse biedt kansen maar het is aan de secretaresse zelf om deze te benutten.

De Trendsverwachting secretaresse 2014 is onder meer gebaseerd op in de praktijk waargenomen ontwikkelingen, (social media) ervaringen van #ONTSECRETARESSEN community leden en bovengenoemde bronnen.

Dit artikel is in december 2014 in een uitgebreidere versie verschenen in Management Support Magazine.

Download hier de pdf.

4 REACTIES

  1. Erg prettig de ‘facts en figures’ ter illustratie en verduidelijking.
    ‘Social’ is sinds de start van #Ontsecretaressen hét woord: Social Media, Social Learning, Social Business, Social Responsibility, etc.

    Ter aanvulling. Het is mij opgevallen dat de gevestigde orde niet voorop loopt m.b.t. de verdere uitwerking en invulling van bovenstaande trends, maar vooralsnog blijft vasthouden aan de bestaande business modellen. #Ontsecretaressen heeft het voordeel, juist vanwege haar onafhankelijkheid, dat zij de werkelijkheid kan tonen.

    Het is tijd om in te zetten op de ontwikkeling van nieuwe vaardigheden waarin je van toegevoegde waarde bent voor het primaire proces.

  2. Een interessante weergave van de situatie in ‘secretaresseland’, Leontine. De ontwikkeling die je drie jaar geleden schetste, heeft zich inmiddels voltrokken en zet zich verder door. De cijfers over de afname van het aantal functies spreken voor zich en vormen een mooie basis om te werken aan een verbeterde versie van jezelf. Actief met je ontwikkeling aan de slag dus, om als professional toegevoegde waarde te kunnen blijven bieden. Je update geeft gelukkig de mogelijkheden daarvoor aan. Zeer lezenswaardig artikel!

  3. Ik denk dat het noodzakelijk is om dit soort berichten de wereld in te blijven sturen, zolang de situatie is zoals Ilona hem beschrijft; de gevestigde orde loopt achter de feiten aan. Daarom is dit weer een belangrijke bijdrage van #Ontsecretaressen aan de prachtige samenleving! 🙂 Dank je wel Leontine!

  4. Léontine, wederom bedankt voor dit artikel, erg interessant en een fijne update. Goed om te zien wat de trend voor de toekomst is en dan spreek ik ook nog over onze toekomst in dit mooie vak. Ik ben zo vrij geweest je artikel te delen in LinkedIn in de groep Secretaresse – Powered by Experis en Manpower en uiteraard gewezen op meer interessante artikels op de #Ontsecretaressen site.

LAAT EEN REACTIE ACHTER

Please enter your comment!
Please enter your name here