De opkomst van de virturesse

Door Roland Hameeteman CEO e-office 

Een maand geleden werd ik benaderd met de vraag of ik een artikel wilde schrijven over hoe de rol van secretaresses er in de toekomst uit gaat zien. Best een lastige vraag. En zeker wanneer je zelf nog nooit een secretaresse hebt gehad.

Rutger Stekelenburg en ik zijn in 1991 met e-office gestart en hebben tot nu toe nooit van de diensten van een secretaresse gebruikgemaakt. Bij e-office zijn er geen vaste functies en werken we met rollen. Iedere medewerker vervult een of meerdere rollen. Deze rollen kunnen wisselen per project of veranderen in de loop der tijd. Bovendien zijn ze afhankelijk van de persoonlijke doelstellingen en de ontwikkeling van een medewerker. Gewoon omdat dat het beste in ons organisatiemodel past. Wij verkopen namelijk ‘virtuele samenwerkingsoplossingen’ en zijn daardoor zelf al heel lang een gedeeltelijk virtuele organisatie.

Kundig samenwerken

Virtueel samenwerken betekent dat je nooit precies weet wanneer en waar je aan het werk bent, dat betekent dat je jezelf overal en altijd moet kunnen managen. Dus ook het zelf managen van afspraken, het maken van samenvattingen, ophalen van gasten bij de receptie, koffie halen (en opruimen), informatie verzamelen en weer opruimen, telefoon opnemen, the works.

Wij zijn inmiddels al meer dan twintig jaar bezig om tijd en plaats onafhankelijk te werken en zouden dus ervaringsdeskundige moeten zijn op dit gebied. Ja, in 1991 kon je ook al overal en altijd werken, alleen deed (bijna) niemand dit. De vraag is of wij, terugkijkend op onze ervaring, een rol hebben gezien voor een secretaresse. Had een secretaresse ons werkleven kunnen verrijken en had het de efficiency van e-office kunnen verbeteren.

Misschien is het voor de discussie beter om niet het woord secretaresse te gebruiken, omdat daar al een hele belevingswereld aan vast zit. Om een nieuwe rol te bedenken moeten we ook een nieuwe dynamische term (dus geen functie) bedenken die we zelf en naar believen kunnen laden. Wat dacht je van een virturesse. Wanneer je zoekt op Google vind je bijna geen resultaat op de zoekterm ‘virturesse’, prachtig!

Virtuele valkuilen

Wanneer organisaties (mensen) steeds meer virtueel gaan werken, ga je een aantal belangrijke elementen van de klassieke organisatie missen. Mensen die thuis aan het werk zijn, voelen zich minder betrokken (sociaal), weten minder goed wat er allemaal speelt binnen het bedrijf (interne informatie), kunnen zich gemakkelijker verstoppen (ontbreken van management) en maken sneller fouten (procedures niet aangepast aan nieuwe omstandigheden). Maar wat misschien wel het grootste probleem van virtueel werken is, is dat ‘het niet nakomen van afspraken’ het bedrijf in gevaar kan brengen.

Eigenlijk kan je het samenvatten als: de meeste mensen kunnen zichzelf niet zo goed managen. Ook omdat we dat nooit hebben geleerd. Misschien zijn we inhoudelijk wel goed, maar al je eigen afspraken en verplichtingen zelf managen is voor veel mensen best lastig. En daar ligt volgens mij de rol voor een virturesse.

Onzichtbare kracht

Een virturesse ondersteunt en leert werknemers om zichzelf te managen. Leren wat het is om afspraken te maken en na te komen. Leren om overzicht te houden over alle gemaakte afspraken en verplichtingen. En natuurlijk waar nodig om te ondersteunen wanneer de werknemer het overzicht is kwijtgeraakt of overbelast dreigt te raken. Het is belangrijk dat de virturesse geen afvalputje wordt voor zaken die medewerkers niet willen doen. Nee, de werknemer moet zichzelf ook in het weekend (wanneer de virturesse vrij is) kunnen redden en dat betekent dat de medewerker moet leren om zichzelf te managen. Eigenlijk zou je kunnen stellen dat huidige organisaties bij elkaar worden gehouden door het organisatievermogen van secretaresses, een bijna onzichtbare kracht die niet altijd wordt gezien.

Dus wat mij betreft transformeren secretaresses van nu zich tot virturesses en ondersteunen ze (toekomstige) werknemers om zichzelf te kunnen managen. Een mooie zeer waardevolle en noodzakelijke nieuwe rol voor moderne virtuele organisaties.

Dit artikel verscheen eerder in het #ONTSECRETARESSEN special magazine uit 2012.

Ontsecretaressen is een online magazine voor de innovatieve secretaresse dat over (samen-) werken in de 21-ste eeuw gaat. Ontwikkelen en Ontmoeten staan daarbij centraal. Wil je meedoen, meedenken, meeschrijven of op andere wijze helpen? Super! Neem contact op via het contact formulier. Posts onder de naam redactie worden geschreven door Léontine de Koning tenzij anders aangegeven.

LAAT EEN REACTIE ACHTER

Please enter your comment!
Please enter your name here